Para pasar facturas a Excel con OCR hay tres vías: importar el PDF con Power Query (PDF con texto), usar Datos desde imagen (fotos y escaneos, de una en una) o un software OCR de facturas con IA (lotes, sin plantillas). Extrae como mínimo los datos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012: número, fecha, NIF, base, tipo y cuota de IVA.
Qué es pasar facturas a Excel con OCR
Pasar facturas a Excel con OCR es convertir el contenido de una factura en PDF, escaneada o fotografiada en filas y columnas de una hoja de cálculo, sin teclearlo. El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) transforma la imagen en texto; el paso siguiente, que es el difícil, es saber qué texto es el número de factura, cuál la base imponible y cuál la cuota de IVA.
Esa diferencia explica casi todo lo que viene después. Una herramienta que solo reconoce caracteres te devuelve la factura convertida en texto, y sigues teniendo que buscar cada dato. Una que entiende el documento te devuelve directamente una fila con sus campos. A lo segundo se le llama extracción de datos o procesamiento inteligente de documentos (IDP).
Un aviso antes de empezar: la hoja de Excel es un registro de trabajo, no la factura. El documento que te han enviado sigue siendo el justificante y hay que conservarlo, como vemos más abajo.
Tres formas de pasar facturas a Excel
La forma adecuada depende de dos cosas: si la factura es un PDF con texto o una imagen, y cuántas facturas procesas al mes. Esta tabla resume las tres opciones:
| Método | Sirve para | Límite | Volumen razonable |
|---|---|---|---|
| Power Query desde PDF (dentro de Excel) | PDF generados por un programa de facturación, con texto seleccionable | Trabaja con el texto del PDF: si el PDF es una imagen escaneada no encuentra tablas. Cada proveedor maqueta distinto y hay que ajustar la consulta | Muchas facturas de un mismo proveedor |
| Datos desde imagen (dentro de Excel) | Fotos, capturas y escaneos con una tabla visible | Una imagen cada vez y revisión manual. Lee tablas, no distingue campos fiscales | Unas pocas facturas sueltas |
| Software OCR de facturas con IA | Cualquier formato y cualquier proveedor, en lote | Es un servicio aparte de Excel; hay que revisar las excepciones que marca | Desde unas decenas al mes en adelante |
Existe una cuarta vía que se ha puesto de moda: subir la factura a un asistente de IA generativa y pedirle una tabla. Para una factura suelta funciona, pero no es un método de trabajo. Hay que subirlas de una en una, el modelo puede rellenar con un valor verosímil un dato que no lee bien y, sobre todo, estás enviando datos de tus proveedores a un servicio que tu empresa quizá no ha autorizado (lo tratamos en shadow AI en la empresa).
Cómo hacerlo con Excel, paso a paso
Excel trae dos funciones que resuelven los casos sencillos sin instalar nada. Los nombres de los menús cambian ligeramente según la versión.
Si la factura es un PDF con texto
- En Excel, abre Datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde PDF y elige la factura.
- El navegador de Power Query muestra las tablas y páginas que ha detectado. Selecciona la que contiene las líneas o el resumen de importes.
- Pulsa Transformar datos para quitar filas vacías, promover encabezados y fijar el tipo de cada columna (fecha, número decimal).
- Carga el resultado en la hoja. Si guardas las facturas de ese proveedor en una carpeta, puedes repetir la consulta sobre toda la carpeta y actualizarla cada mes.
Funciona bien con las facturas de un proveedor recurrente, porque la consulta se prepara una vez. Con cincuenta proveedores distintos son cincuenta consultas.
Si la factura es una foto o un escaneo
- Abre Datos > De imagen > Imagen desde archivo (o desde el portapapeles, si has hecho una captura).
- Excel analiza la imagen y muestra una vista previa con las celdas que duda resaltadas.
- Revisa y corrige esos valores. Microsoft lo indica en su propia ayuda: hay que revisar los resultados y hacer las correcciones necesarias antes de insertar.
- Pulsa Insertar datos.
La función está disponible en Excel para Windows, Mac, web y móvil. Lee bien tablas limpias; con una factura torcida, sellada o con varias bases de IVA, la corrección manual puede llevar más que teclearla.
Qué columnas extraer de cada factura
Las columnas mínimas son los datos que el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige en toda factura completa, más los que necesitas para pagar y contabilizar. Si falta alguno de los primeros en el documento, el problema no es del OCR: la factura está incompleta y hay que pedir que la rectifiquen.
| Columna | De dónde sale | Error típico al extraerla |
|---|---|---|
| Número y serie | Art. 6.1.a | Confundirlo con el número de pedido o de albarán; O por 0, I por 1 |
| Fecha de expedición | Art. 6.1.b | Día y mes intercambiados; tomar la fecha de vencimiento |
| Nombre o razón social del emisor | Art. 6.1.c | Tomar el nombre comercial del logotipo en lugar de la razón social |
| NIF del emisor | Art. 6.1.d | Leer tu propio NIF (el del destinatario) como si fuera el del proveedor |
| Base imponible | Art. 6.1.f | Una sola base cuando hay varias; punto y coma decimal confundidos |
| Tipo de IVA | Art. 6.1.g | Aplicar el 21 % por defecto en facturas con tipos reducidos |
| Cuota de IVA | Art. 6.1.h | Sumar la cuota al total dos veces |
| Menciones especiales (exención, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja) | Art. 6.1.j, m y p | No capturarlas: van en texto libre y cambian el tratamiento del IVA |
| Retención de IRPF, total y vencimiento | Necesarios para pagar y contabilizar | Ignorar la retención y pagar de más |
| Enlace al documento original | Tu archivo | Tener la fila y no encontrar la factura cuando te la piden |
Las facturas simplificadas (los antiguos tiques, admitidas con carácter general hasta 400 euros, IVA incluido, según el artículo 4 del mismo reglamento) traen menos datos: a menudo no desglosan la cuota ni identifican al destinatario. Si las mezclas en la misma hoja, añade una columna que indique el tipo de factura. Para tiques de gasto de empleados hay un circuito propio, que explicamos en digitalización de tickets de gasto con OCR.
Cinco comprobaciones antes de fiarte de la hoja
Ningún OCR acierta siempre, así que la hoja necesita controles que detecten el error solos. Estos cinco se montan con fórmulas y formato condicional:
La aritmética cuadra
Base por tipo igual a cuota, y base más cuota menos retención igual a total, con un céntimo de tolerancia. Es el control que más errores de lectura descubre.
El NIF es de un proveedor conocido
Cruza el NIF con tu lista de proveedores. Un NIF que no aparece es un proveedor nuevo o un carácter mal leído; en los dos casos alguien debe mirarlo.
No está duplicada
La combinación de NIF del emisor, número y fecha no puede repetirse. Las facturas que llegan por correo y luego en papel son el origen habitual de los pagos dobles.
La fecha es posible
Ni futura ni de hace dos ejercicios. Una fecha absurda casi siempre es un día y un mes cambiados de sitio.
Los importes son números
Un importe leído como texto («1.250,00» con el separador equivocado) no suma. Comprueba que la columna entera es numérica antes de totalizar.
Recuerda también la obligación de conservación. El Reglamento de facturación obliga a guardar las facturas recibidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, cuyo artículo 66 fija en cuatro años la prescripción, y el artículo 30 del Código de Comercio exige conservar la documentación del negocio durante seis años. Escanear una factura para leerla con OCR no te permite tirar el papel: eso solo lo permite la digitalización certificada con un software homologado por la AEAT (Orden EHA/962/2007).
Cuándo Excel se queda corto
Excel se queda corto cuando el problema deja de ser leer la factura y pasa a ser decidir qué se hace con ella. Una hoja guarda datos; no avisa a nadie, no pide aprobaciones y no sabe si una factura se ha pagado. Estas son las señales:
- Alguien dedica horas cada semana a importar, corregir y volver a teclear los datos en el programa de contabilidad.
- Se ha pagado alguna factura dos veces o ha aparecido una en el cierre que nadie había visto.
- Las aprobaciones se piden por correo y no queda constancia de quién dio el visto bueno ni cuándo.
- Varias personas editan la misma hoja y hay versiones distintas circulando.
- Para saber qué está pendiente de pago hay que preguntar a alguien.
A estas señales se suma un cambio normativo. Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, el receptor tendrá que comunicar la aceptación, el rechazo y el pago completo de cada factura en un plazo de 4 días naturales: desde el 6 de octubre de 2027 quienes facturan más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 el resto (Orden HAC/1028/2026). Lo detallamos en recibir facturas electrónicas de proveedores. Una hoja de cálculo puede guardar esas fechas, pero no las genera.
La factura estructurada tampoco jubila al OCR de un día para otro. Hasta 2028 convivirán XML, PDF y papel, y las facturas de proveedores extranjeros seguirán llegando como hasta ahora.
Cómo elegir un software OCR de facturas: ocho preguntas
Un software OCR de facturas se elige por lo que hace después de leer, no por la lectura. Casi todos extraen bien una factura limpia; las diferencias aparecen con las facturas difíciles y con lo que ocurre a continuación. Pregunta esto en la demostración, con facturas tuyas:
- ¿Necesita una plantilla por proveedor? Si la respuesta es sí, cada proveedor nuevo es trabajo de configuración.
- ¿Lee varias bases y tipos de IVA, retenciones y recargo de equivalencia en la misma factura?
- ¿Valida lo que lee? Aritmética, NIF, duplicados y, si existe, el pedido asociado.
- ¿Qué hace cuando duda? Debe marcar el campo y enviarlo a una persona, no rellenarlo.
- ¿Por dónde entran las facturas? Buzón de correo, escáner, móvil, carpeta y, para la factura electrónica, XML.
- ¿Hay un circuito de aprobación por importe, centro de coste o proyecto, con registro de quién aprobó?
- ¿Cómo llega el dato a contabilidad? Un conector con tu ERP evita la exportación e importación manual, que es otra forma de teclear.
- ¿Dónde se procesan y guardan los documentos y durante cuánto tiempo? Pide la respuesta por escrito.
Si lo que buscas es ordenar el circuito completo, en cómo automatizar la aprobación de facturas de proveedores explicamos las reglas que mejor funcionan en una pyme.
Cómo lo resuelve Dokuflex: de la factura al asiento, sin pasar por Excel
Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, trata la lectura de la factura como el primer paso de un proceso, no como un fin. Con el software OCR de facturas de proveedores con IA:
- Entrada por cualquier canal: reenvías el correo del proveedor a un buzón dedicado, escaneas el papel, haces una foto con el móvil o conectas una carpeta o tu ERP.
- Extracción sin plantillas: la IA devuelve proveedor, base imponible, tipos de IVA, retenciones y vencimiento con un 99,4 % de precisión, también en facturas con varios tipos de IVA y de proveedores de otros países.
- Solo revisas las excepciones: lo dudoso pasa a validación humana dentro del flujo; el resto sigue su camino.
- Aprobación con reglas: el flujo envía cada factura al responsable según el importe, el centro de coste o el proyecto, y deja registrado quién aprobó y cuándo.
- Asiento en tu ERP: el asiento se genera con el IVA deducible separado y llega por conector a SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics u Odoo, sin exportar ni volver a teclear.
- Pagada o pendiente, sin preguntar: las facturas se cruzan con los movimientos del banco.
Para el papel, Dokuflex está homologado por la AEAT para la digitalización certificada, que es lo que permite prescindir del original. Y si quieres entender el proceso entero antes de elegir herramienta, la guía de digitalización de facturas lo recorre de principio a fin.
Si tu volumen es de unas pocas facturas al mes, las dos funciones de Excel de esta guía te bastan. Si ya has reconocido alguna de las señales de arriba, pide una sesión de 20 minutos y lo vemos con tres facturas tuyas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo pasar una factura en PDF a Excel?
Si el PDF tiene texto seleccionable, Excel lo importa con Power Query: Datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde PDF. Eliges la tabla que detecta y la cargas en la hoja. Si el PDF es una imagen escaneada, necesitas OCR: la función Datos desde imagen de Excel para casos sueltos o un software OCR de facturas para lotes.
¿Excel tiene OCR para facturas?
Excel incluye la función Datos desde imagen, que convierte en celdas una tabla fotografiada o capturada, y pide revisar el resultado antes de insertarlo. Funciona imagen a imagen y lee tablas, no entiende qué es una base imponible o un NIF. Sirve para unas pocas facturas; no para procesar el buzón de proveedores de un mes.
¿Qué datos de una factura hay que pasar a Excel?
Como mínimo los que el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 exige en una factura completa: número y serie, fecha de expedición, nombre y NIF del emisor, base imponible, tipo de IVA y cuota. Para trabajar añade el total, las retenciones, el vencimiento y un enlace al documento original.
¿Puedo tirar la factura en papel después de escanearla y pasarla a Excel?
No por haberla escaneado sin más. El Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria, y el Código de Comercio fija seis años para la documentación del negocio. Solo la digitalización certificada, hecha con un software homologado por la AEAT conforme a la Orden EHA/962/2007, permite prescindir del original en papel.
¿Sirve una IA generativa para pasar facturas a Excel?
Los asistentes de IA leen bien una factura suelta y devuelven una tabla, pero tienen tres problemas para el trabajo diario: hay que subir las facturas una a una, puede inventar un dato que no lee con claridad y estás enviando datos de proveedores a un servicio externo. Para un uso recurrente conviene un software que valide los importes y deje trazabilidad.
¿Cuándo compensa un software OCR de facturas en vez de Excel?
Cuando aparecen estas señales: alguien dedica horas cada semana a copiar o corregir datos, se ha pagado alguna factura duplicada, las aprobaciones se piden por correo o no sabes qué facturas están pendientes de pago sin preguntar. Con la factura electrónica obligatoria, que exigirá comunicar aceptación, rechazo y pago en 4 días, una hoja de cálculo no deja ese rastro.
Fuentes
Consultadas el 13 de noviembre de 2026. Los nombres de los menús de Excel pueden variar según la versión y la plataforma.
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación: contenido obligatorio de la factura (art. 6), facturas simplificadas (arts. 4 y 7) y conservación (arts. 19 a 21).
- Microsoft Learn, conector PDF de Power Query: importación de tablas desde PDF en Excel y limitaciones.
- Soporte de Microsoft, «Insertar datos desde una imagen»: pasos, plataformas admitidas y revisión de los resultados.
- Ley 58/2003, General Tributaria: plazo de prescripción de cuatro años (art. 66).
- Código de Comercio: conservación de la documentación durante seis años (art. 30).
- Orden EHA/962/2007, de 10 de abril: digitalización certificada de facturas.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre: estados de la factura electrónica y plazo de 4 días.
Que la factura llegue leída, aprobada y contabilizada, sin copiar ni pegar
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