Con la factura electrónica B2B, el receptor también tiene obligaciones: debe comunicar la aceptación o el rechazo y el pago completo de cada factura en un plazo de 4 días naturales (sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales). Aplica desde el 6 de octubre de 2027 a quien factura más de 8 M€ y desde el 6 de octubre de 2028 al resto (Orden HAC/1028/2026).
El receptor también tiene obligaciones (y son las que más cuestan)
La factura electrónica obligatoria entre empresas no es solo un cambio de formato para quien emite. La Orden HAC/1028/2026, que desarrolla el Real Decreto 238/2026 y la Ley 18/2022 (Crea y Crece), obliga también a quien recibe a informar del estado de cada factura: si la acepta o la rechaza y cuándo la ha pagado por completo.
El objetivo declarado es la lucha contra la morosidad. La AEAT trasladará esa información al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que podrá calcular los plazos reales de pago de cada empresa y elaborar un listado de quienes no cumplen. Dicho de otra forma: tu periodo medio de pago a proveedores deja de ser un dato interno.
Para emitir, la mayoría de empresas dependerá de su ERP o de su software de facturación, que se adaptará. Para recibir, el trabajo está en el circuito interno: quién mira la factura, quién la aprueba, cuánto tarda y dónde queda la fecha de pago. Ese es el terreno de cuentas a pagar, y no lo resuelve una actualización del programa de contabilidad.
Calendario: cuándo empieza la obligación para tu empresa
La Orden HAC/1028/2026 se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente. Desde esa fecha cuentan los plazos que fija el Real Decreto 238/2026:
| Quién | Desde cuándo | Qué hay que tener en cuenta |
|---|---|---|
| Empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | 6 de octubre de 2027 | Durante los primeros 12 meses, las facturas deben ir acompañadas de un PDF legible para quien aún no esté obligado |
| Resto de empresas y profesionales | 6 de octubre de 2028 | El reloj ya corre: 23 meses para dejar el circuito preparado |
| Solución pública de la AEAT (SPFE) | Al menos dos meses antes de la primera fecha | La AEAT anunció entornos de prueba desde octubre de 2026 |
Ojo con un matiz: la obligación de comunicar estados se aplica a todos los receptores, con independencia del canal por el que les llegue la factura. Una pyme que recibe facturas de un gran proveedor obligado desde 2027 puede encontrarse antes de lo previsto con facturas estructuradas en el buzón.
Y no confundas este calendario con el de VERI*FACTU, que regula los sistemas con los que emites tus propias facturas y que Hacienda ha anunciado que quiere alinear con este (lo explicamos en VERI*FACTU aplazado a 2028: qué cambia y qué no).
Los estados de la factura: aceptación, rechazo y pago en 4 días
El receptor debe comunicar al emisor la aceptación o el rechazo de la factura y su pago completo en un plazo de 4 días naturales desde que se produce ese estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. El rechazo y el pago completo deben comunicarse también a la solución pública de la AEAT, uses el canal que uses.
| Estado | ¿Obligatorio? | Cuándo cuenta el plazo | Qué dato necesitas tener |
|---|---|---|---|
| Aceptación | Sí | Desde que decides aceptarla | Fecha de la aprobación y quién la dio |
| Rechazo | Sí, también a la SPFE | Desde que decides rechazarla | Fecha y motivo del rechazo |
| Pago completo | Sí, también a la SPFE | Desde la fecha efectiva del pago | Fecha real del cobro por el proveedor, no la del vencimiento |
| Pago parcial | Voluntario | — | Importe y fecha de cada pago parcial |
| Cesión a un tercero (factoring) | Voluntario | — | Entidad cesionaria y fecha |
Cuatro días es poco para un circuito basado en el correo. Si la factura llega a una dirección genérica, alguien la reenvía al responsable del gasto, este la mira cuando puede y la devuelve a administración, la decisión de aceptar o rechazar se toma, en el mejor de los casos, al cabo de una o dos semanas. A partir de 2027 o 2028 esa demora quedará registrada.
El pago tiene otra trampa: lo que hay que comunicar es la fecha en que se paga de verdad, que muchas empresas no tienen ligada a la factura sino a un movimiento bancario. Recuerda además que la Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo máximo de pago de 60 días naturales entre empresas; con los estados comunicados, cualquier retraso será visible.
Formatos y canales: UBL, plataformas privadas y la solución pública
Las facturas deben seguir el modelo semántico europeo EN 16931. Se admiten cuatro sintaxis: UBL, CII, EDIFACT y Facturae. La solución pública de la AEAT trabaja solo con UBL.
Puedes recibir por una plataforma privada de intercambio, por la solución pública (gratuita) o combinar ambas. Si no hay un acuerdo expreso con el proveedor, se presume que se usa la solución pública. Las plataformas privadas tienen que poder transformar formatos, interconectarse con otras plataformas cuando el cliente lo pida, usar firma electrónica avanzada y asignar a cada factura un código único (NIF del emisor, número y serie, y fecha de expedición).
Quien emite por una plataforma privada debe enviar a la vez una copia fiel en UBL a la solución pública, con el contenido mínimo del anexo I de la orden. Para el receptor esto tiene una consecuencia práctica: la AEAT tendrá la copia de cada factura que recibes y los estados que comuniques, así que las discrepancias entre lo recibido, lo contabilizado y lo pagado serán fáciles de detectar.
La conclusión para cuentas a pagar es sencilla: no basta con poder abrir un XML. Necesitas que cada factura entre en un circuito donde se lea, se compruebe, se decida y se pague dejando fecha de cada paso.
Qué tiene que cambiar en cuentas a pagar
El cambio de verdad no está en el formato sino en el tiempo que pasa entre que la factura llega y alguien decide. Estos son los cinco puntos que hay que revisar:
Una sola puerta de entrada
Facturas que llegan al correo de cada comprador, a una dirección genérica o en papel hacen imposible contar plazos. Todas deben entrar por un buzón o canal único, con fecha de recepción registrada.
Comprobación al llegar, no en el cierre
NIF, importes, IVA, pedido asociado y duplicados se comprueban en el momento. Si la factura no cuadra, el rechazo con motivo tiene que salir dentro de los 4 días.
Aprobación con plazo y suplente
Cada factura va a un responsable según importe, centro de coste o proyecto, con vencimiento, recordatorio y escalado si no responde. Sin eso, el plazo depende de las vacaciones de alguien.
Fecha de pago ligada a la factura
La conciliación bancaria tiene que marcar la factura como pagada con la fecha real, para que el dato exista sin que nadie lo busque en el extracto.
Trazabilidad de cada estado
Quién aceptó, quién rechazó y por qué, con fecha y documento. Es tu prueba si un proveedor o el Observatorio de la Morosidad discuten un plazo.
Checklist para dejar la recepción preparada antes de 2027
- Calcula tu volumen de operaciones del último año: si supera 8 millones de euros, tu fecha es el 6 de octubre de 2027.
- Mide cuántos días pasan hoy entre la recepción de una factura y su aprobación. Si la mediana supera los 4 días, ese es tu proyecto.
- Decide el canal: plataforma privada, solución pública de la AEAT o ambas, y pregunta a tus proveedores principales cuál van a usar.
- Centraliza la entrada de facturas en un único buzón o portal y deja de aceptar facturas enviadas a direcciones personales.
- Define las reglas de aprobación (importe, centro de coste, proyecto) con un suplente para cada responsable.
- Conecta la conciliación bancaria con la factura para registrar la fecha real de pago.
- Prueba el circuito con el entorno de pruebas de la AEAT antes de tu fecha y revisa que cada estado sale con su fecha.
Si quieres profundizar en el punto 5, en cómo automatizar la aprobación de facturas de proveedores explicamos las reglas que mejor funcionan en una pyme.
Cómo lo resuelve Dokuflex: el circuito de recepción, con fecha en cada paso
Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, no sustituye a tu ERP ni a tu plataforma de intercambio de facturas: automatiza el circuito de recepción que hay entre las dos, que es donde se ganan o se pierden los 4 días. Con la gestión de facturas de proveedores con IA:
- Entrada por cualquier canal: buzón dedicado, escáner, móvil, carpeta o conexión con tu ERP. La factura queda registrada con su fecha de recepción.
- Lectura y validación al llegar: la IA extrae proveedor, base imponible, tipos de IVA, retenciones y vencimiento sin plantillas, y comprueba la factura antes de enviarla a aprobación.
- Aprobación con reglas: el flujo la envía al responsable según el importe, el centro de coste o el proyecto, y deja registrado quién aprobó o rechazó, cuándo y por qué.
- Pago con fecha real: la conciliación con los movimientos del banco marca qué facturas están pagadas, así que la fecha de pago está ligada a cada factura.
- Asiento en tu ERP: conectores con SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics u Odoo, sin volver a teclear.
Si además quieres que los proveedores suban la factura ya estructurada (Facturae, UBL o CII) y consulten su estado sin llamar, el portal de proveedores se encarga de esa entrada. Y para el papel que todavía recibas, Dokuflex está homologado por la AEAT para la digitalización certificada.
La comunicación de los estados a la solución pública o a tu plataforma la hace el canal que elijas; lo que Dokuflex te garantiza es que el dato existe, con fecha y responsable, en cuanto se produce. Pide una sesión de 20 minutos y lo vemos con una factura tuya.
Preguntas frecuentes
¿Qué tiene que hacer el receptor de una factura electrónica?
Comunicar al emisor si acepta o rechaza la factura y cuándo la ha pagado por completo, en un plazo de 4 días naturales desde que se produce cada estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. El rechazo y el pago completo deben comunicarse también a la solución pública de facturación electrónica de la AEAT, sea cual sea el canal por el que llegó la factura. El pago parcial y la cesión a terceros pueden comunicarse de forma voluntaria.
¿Desde cuándo es obligatorio recibir facturas electrónicas?
La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros están obligados desde el 6 de octubre de 2027 y el resto desde el 6 de octubre de 2028. En la práctica, una pyme puede empezar a recibir facturas estructuradas en 2027 si sus proveedores son grandes empresas.
¿Puedo seguir recibiendo facturas en PDF?
Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor para las empresas grandes, las facturas electrónicas deben ir acompañadas de un PDF legible para los destinatarios que todavía no estén obligados. Cuando la obligación te alcance, la factura válida será la estructurada (UBL, CII, EDIFACT o Facturae); el PDF por correo dejará de ser la factura.
¿Qué es la solución pública de facturación electrónica (SPFE)?
Es la plataforma gratuita de la AEAT regulada por la Orden HAC/1028/2026. Sirve para intercambiar facturas y como repositorio de todas ellas: quien emite por una plataforma privada debe enviarle una copia fiel en formato UBL. Si emisor y receptor no acuerdan otra cosa, se presume que usan la solución pública.
¿Qué pasa si pago tarde a mis proveedores?
La Ley 3/2004 fija un plazo máximo de pago de 60 días naturales entre empresas. Con la factura electrónica, la AEAT trasladará los estados comunicados al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que podrá calcular los plazos reales de pago y elaborar un listado de empresas incumplidoras. Tus retrasos dejarán de ser un dato interno.
¿Un software de OCR de facturas sigue teniendo sentido con la factura electrónica?
Sí, por dos razones. Hasta 2028 convivirán facturas estructuradas con PDF y papel, sobre todo de proveedores pequeños o extranjeros. Y el formato no resuelve el circuito: la factura sigue necesitando validación, aprobación, asiento y conciliación con el pago. Lo que cambia es que el valor está menos en leer la factura y más en decidir rápido y dejar el estado trazado.
Fuentes
Consultadas el 6 de noviembre de 2026. Revisaremos este artículo si cambian los plazos o el contenido de la orden.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre: solución pública de facturación electrónica, estados de la factura, formatos y copia fiel (BOE de 5 de octubre de 2026).
- Agencia Tributaria, noticia de 7 de octubre de 2026: solución pública de facturación electrónica y calendario de aplicación.
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas: origen de la obligación de factura electrónica entre empresarios.
- Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad: plazo máximo de pago de 60 días entre empresas.
- PwC, Periscopio Fiscal y Legal: resumen de la orden, plazo de 4 días, formatos y fechas de aplicación.
- Cuatrecasas: análisis del Real Decreto 238/2026.
Que el plazo de 4 días no dependa de que alguien abra el correo
Tráenos el recorrido real de una factura de proveedor en tu empresa, desde que llega hasta que se paga, y en 20 minutos te enseñamos dónde se pierde el tiempo y cómo queda con captura automática, aprobación con plazo y estado trazado.