Pasos que debe seguir una óptima hoja de gastos.

Pasos que debe seguir una óptima hoja de gastos.

Una buena hoja de gastos debe seguir unos pasos

En anteriores artículos, hemos mencionado que la hoja de gastos es un documento que se convierte en la herramienta para llevar el control de los gastos. Es el lugar donde se justifican cada uno de los ingresos que tiene la compañía en un proyecto; es una contabilización financiera de los gastos, permitiendo también llevar todos los gastos de una manera analítica.

Por esto es  muy importante validar su información y estar pendiente de los procesos. En esta hoja quedarán plasmados gastos tales como viáticos, anticipos, gasolina y transporte, entre otros.

Se hace muy importante la elaboración de una óptima hoja de gastos.

  1. Definición y políticas de los requisitos: todo debe quedar plasmado sin omitir nada, definición de procesos, conceptos y gastos máximos que se puedan presentar.
  2. Equilibrar relaciones entre la empresa y sus colaboradores (empleados): cuando se consigue esta armonía se evitan al máximo los fraudes en las hojas y la desinformación. Muchas veces se pueden dar fraudes sin intención, sólo por desconocimiento. Es importante mentalizar a todos los empleados que un buen desarrollo de la hoja de gastos puede presentar un beneficio para la empresa.
  3. Redacción de la hoja de gastos: es la que realiza el trabajador, recopilando todos sus gastos y justificando todo lo que gaste.
  4. Control de la hoja de gastos-auditoría: después de haberse enseñado a los empleados cómo deben hacer su hoja de gastos y cómo llenarla, éstos se encargan de hacerla y presentarla con sus debidos soportes, como por ejemplo facturas. Es importante tener un auditor que se encargue de valorar que todo el contenido que está en la hoja sea correcto y se ajuste a las políticas ya establecidas por la empresa. Es una tarea que generalmente se realiza al cierre del mes. Esta auditoría tiene 2 fases: la primera es revisar que todos los documentos concuerden con lo escrito en la hoja de gastos y verificar que no hay errores. La segunda fase consiste en que el auditor compruebe y analice que la hoja de gastos sí está hecha con las políticas establecidas. Estas 2 fases se pueden ir realizando de forma simultánea.
  5. Departamento de contabilidad: el auditor se puede encargar de pasar los datos verificados y aprobados a contabilidad, para que ya sea incorporado al sistema financiero y contable de la empresa. Esta área se encargará de hacer los respectivos reembolsos en caso de ser necesario.
  6. Conciliación Bancaria: Si sus gastos se pagan con tarjetas de empresa, se puede realizar la conciliación bancaria con el fichero recibido de su entidad bancaria, garantizando que todos los gastos se controlan y se auditan.
  7. Reporting: después de un proceso en una hoja de gastos, es importante analizar la información y todos los datos para tomar mejores decisiones, hacer mejoras, optimizar costos. Para lograr un correcto reporting es necesario clasificar la información de forma correcta.

En  Dokuflex. estamos para ayudar, asesórate bien para tu hoja de gastos, amplía la información en el siguiente link

https://www.dokuflex.com/hoja-gastos-gestion-control-costos/

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