La hoja de gastos es una herramienta muy necesaria y eficaz, que sirve para controlar el consumo del presupuesto de los proyectos. Por lo tanto, no se debe excluir de las estrategias que permiten minimizar riesgos.

Es un documento que tiene la capacidad de recolectar todos los datos relacionados con los gastos, como por ejemplo los materiales, los equipos, el personal, capacitaciones, formaciones, y la tecnología a utilizar, entre otros. En otras palabras, todo lo que un equipo humano necesita para desarrollar bien su trabajo. También se deben incluir gastos de asesoría externas que se puedan necesitar.

Llevar esta hoja de gastos ayuda a planificar bien el negocio, ayudando a evitar gastos que no son necesarios. Allí se deben establecer qué gastos pueden ser reembolsables y  también qué imprevistos puede haber, así como darle plazos y tiempos a los reportes de gastos.

La hoja de gastos y su utilidad

La hoja de gastos facilita los procesos de gestión de gastos, optimiza costos y puede lograr ahorro significativo en la empresa, además ayuda a que haya una buena comunicación entre los colaboradores de la organización.

Para hacer una buena gestión de la hoja de gastos es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Un espacio para los imprevistos: allí se anotarán todos aquellos costos que surgieron y que no se pudieron predecir desde un comienzo.
  2. Política completa de gastos: es importante que el empleado tenga claro, a través de una información concreta, cómo debe justificar todos los gastos que realizó. En otras palabras, es bueno que la empresa cree un manual de cómo los colaboradores deben crear su hoja de gastos y así todos seguirán las mismas pautas.
  3. Aplicación de un enfoque sistemático: este debe hacerse desde la proactividad.
  4. Actualización permanente del documento: la hoja de gastos no debe ser un documento estático, se debe ir modificando según se vaya requiriendo.
  5. No centralizar la actualización: esta tarea no se debe centrar en una sola persona, por el contrario, debe participar todo el equipo, así se evitarán errores y se dará mayor inmediatez.
  6. Supervisión de la hoja de gastos: es importante tener a la mano los elementos que nos permita demostrar todo lo que está incluido en la hoja de gastos, como documentos, facturas, justificantes, entre otros. No se recomienda que por ser un trabajo un poco largo se haga sólo un muestreo, pues se corre el riego de que los errores estén justamente en lo que no se supervisó.
  7. Evitar fraudes internos: la empresa puede optar por utilizar algún software de gestión automatizada, el cual no permite que esto suceda. Es común encontrar que un buen porcentaje de empleados inflen sus gastos ya sea de manera intencional o por desconocimiento. Es muy importante aclarar las reglas en el manual recomendado en el punto 2.
  8. Automatización de procesos: se puede lograr por medio de softwares compatibles con dispositivos móviles o para ordenadores. Son una herramienta muy útil que tiene varias funciones, entre las que se encuentran: detección de posibles fraudes, identificación de datos e incluso anexar datos de forma automática.  Este proceso es sumamente recomendado, debido a que los trabajos que se hacen en forma manual están más propensos a errores.
  9. Procesos de elaboración y mejora de la hoja de gastos: es importante implementar procesos de mejora a la hoja de gastos, para que así cada vez haya más mejoras dentro de la organización y todos los implicados. Una mala gestión de este documento no traerá consecuencias positivas para la empresa: como fraudes, sobrecostos, reembolsos ineficaces y lentos, entre otros.

 

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