Adaptive Process Orchestration (APO) ist die Softwarekategorie, die Forrester im September 2025 definiert hat: Automatisierungsplattformen, die KI-Agenten und nicht deterministische Abläufe mit den klassischen deterministischen Abläufen verbinden. Forrester erwartet, dass weniger als 15 % der Unternehmen die agentischen Funktionen ihrer Automatisierungssuiten aktivieren werden.
Was Adaptive Process Orchestration (APO) ist
Adaptive Process Orchestration nennt Forrester eine Automatisierungsplattform, die neben den klassischen deterministischen Abläufen KI-Agenten und nicht deterministische Kontrollflüsse nutzt, um Geschäftsziele zu erreichen, komplexe Aufgaben auszuführen und autonome Entscheidungen zu treffen. Die Definition steht in der Ankündigung, die der Analyst Bernhard Schaffrik am 4. September 2025 veröffentlicht hat. Dort stellt er sie als „neue Softwarekategorie“ vor.
In die Sprache des Unternehmens übersetzt: Ein Prozess hat Abschnitte, in denen der Weg festgeschrieben ist („liegt der Betrag über 3.000 Euro, gibt die Geschäftsleitung frei“), und Abschnitte, in denen nur das Ergebnis und die Grenzen feststehen („lies diese E-Mail, finde heraus, was der Kunde will, und bereite die Antwort vor“). Bisher lief das Erste in einer Prozess-Engine und das Zweite, wenn überhaupt, in einem separaten KI-Werkzeug. APO beschreibt Plattformen, die beides im selben Prozess ausführen.
Laut Forrester konzentrieren sich diese Plattformen auf lang laufende oder komplexe Prozesse, die mehrere Systeme durchqueren, und stützen sich auf die vorhandenen Automatisierungsbausteine: Integrationen, Workflow-Engines und externe Automatisierungen. Sie fangen nicht bei null an und verlangen nicht, Funktionierendes wegzuwerfen.
Warum die Kategorie jetzt entsteht
APO entsteht, weil die Automatisierungswerkzeuge des letzten Jahrzehnts für feste Wege gebaut wurden und KI-Agenten keine festen Wege gehen. Forrester sagt es in seiner Ankündigung ohne Umschweife: Deterministische Workflow-Engines, RPA-Bots und Werkzeuge für Digital Process Automation (DPA) sind nicht leistungsfähig genug für die Komplexität, die autonome Abläufe verlangen.
Dasselbe Haus schränkt das aber in mehrere Richtungen ein, und jede davon ist für Käufer wichtig:
- Die deterministische Engine verschwindet nicht. In dem Bericht vom November 2024, der diese Analyselinie eröffnete, erklärte Forrester, die deterministische Prozess-Engine bleibe in den folgenden drei Jahren unverzichtbar.
- Die tatsächliche Einführung geht langsam voran. In seinen Prognosen für 2026 (3. November 2025) schätzte Forrester, dass weniger als 15 % der Unternehmen die agentischen Funktionen ihrer Suiten für intelligente Automatisierung aktivieren werden.
- Den Prozess zu kennen, rettet die Projekte. Dieselbe Veröffentlichung erwartet, dass Process Intelligence 30 % der gescheiterten KI-Projekte retten wird.
Zusammen gelesen ergibt das ein vorsichtiges Bild: Die Richtung ist klar, aber kaum jemand ist angekommen. Wer Ihnen APO als etwas vorstellt, das alle schon produktiv einsetzen, hat die Quelle nicht gelesen. Warum so viele Projekte im Test stecken bleiben, behandeln wir in KI-Piloten in Produktion bringen, und wie Sie den tatsächlichen Prozess kennenlernen, in Process Mining.
Die fünf Fähigkeiten, die Forrester von einer APO-Plattform verlangt
Forrester nennt fünf Fähigkeiten, die eine Plattform ergänzen muss, um Prozesse mit Agenten zu steuern. Die Tabelle übersetzt sie in ihre praktische Bedeutung und in die Frage, die Sie in einer Vorführung stellen können:
| Fähigkeit (Forrester) | Was sie bedeutet | Frage für die Vorführung |
|---|---|---|
| Verwaltung von Modelloptionen und -beschränkungen | Festlegen, welches KI-Modell jeder Schritt nutzt und mit welchen Grenzen | Kann ich das Modell wechseln, ohne den Prozess neu zu bauen? Wo läuft es? |
| Verarbeitung von Inhalten und Formaten | Dokumente, E-Mails und Bilder lesen und in Prozessdaten umwandeln | Liest sie meine echten Dokumente, oder braucht sie ein separates Werkzeug? |
| Erstellung von KI-Agenten | Einen Agenten mit Ziel, Werkzeugen und Berechtigungen definieren | Wer darf einen Agenten erstellen, und worauf darf dieser Agent zugreifen? |
| Agentische Orchestrierung | Agenten, Menschen und Systeme im selben Prozess koordinieren | Zeigen Sie mir einen Prozess, in dem ein Agent und ein Mensch einander die Arbeit übergeben |
| Governance und Schutz von Daten und geistigem Eigentum | Steuern, welche Daten die KI sieht, und protokollieren, was sie entscheidet | Was wird von jeder Entscheidung des Agenten protokolliert, und wer kann es einsehen? |
Keine der fünf ist für sich genommen neu. Neu ist, sie gemeinsam und innerhalb des Prozesses zu verlangen, nicht in fünf verschiedenen Produkten. Die fünfte wiegt in Europa am schwersten: Das Verzeichnis der Systeme, das die KI-Verordnung der EU verlangt, speist sich aus diesem Protokoll, wie wir in Verzeichnis der KI-Systeme erklären.
APO im Vergleich zu BPM, RPA, iPaaS und BOAT
APO ersetzt die bisherigen Kategorien nicht: Es führt sie zusammen und ergänzt die Schritte, in denen ein Agent entscheidet. Dieser Vergleich stammt von uns und beruht auf den öffentlichen Definitionen der einzelnen Begriffe:
| Begriff | Was automatisiert wird | Wie der Weg bestimmt wird | Verhältnis zu APO |
|---|---|---|---|
| BPM / DPA | Prozesse mit menschlichen Aufgaben, Regeln und Fristen | Deterministisch: Der Ablauf wird im Voraus entworfen | Die Grundlage. APO ergänzt nicht deterministische Schritte |
| RPA | Wiederkehrende Aufgaben in Anwendungen ohne API | Deterministisch: Der Bot wiederholt aufgezeichnete Klicks | Eine weitere Ressource, die der Prozess aufrufen kann |
| iPaaS | Datenaustausch zwischen Anwendungen | Deterministisch: Auslöser und Aktionen | Die Integrationsschicht, auf der Prozesse und Agenten arbeiten |
| BOAT (Gartner) | Alles Vorige in einer Plattform, mit Orchestrierung von Agenten | Beides | Etikett eines anderen Analystenhauses für eine ähnliche Konvergenz |
| APO (Forrester) | Lang laufende oder komplexe Prozesse mit KI-Agenten | Beides, im selben Prozess | — |
Falls Sie unseren Leitfaden zu BOAT, der Kategorie von Gartner gelesen haben, täuscht der Eindruck der Ähnlichkeit nicht. Zwei Analystenhäuser sind auf verschiedenen Wegen zum selben Schluss gekommen: Gartner betont die Konsolidierung der Werkzeuge, Forrester die Mischung aus festen und adaptiven Abläufen. Zum Unterschied zwischen RPA und BPM, der weiter gilt, lesen Sie Low-Code-BPM im Vergleich zu RPA.
Forrester hat einen Marktüberblick (Landscape) für den Beginn des zweiten Quartals 2026 und eine Bewertung als Forrester Wave für später im Jahr 2026 angekündigt. Zeigt Ihnen ein Anbieter seine Position in einem der beiden, fragen Sie nach dem Datum des Berichts und danach, was genau bewertet wurde.
Fester Ablauf, Agent oder Mensch: was in welchen Schritt gehört
Die Faustregel ist einfach: fester Ablauf, wo es eine Vorschrift gibt, Agent, wo Informationen ungeordnet vorliegen, und Mensch, wo Urteilsvermögen gefragt ist oder ein Risiko besteht. Der teuerste Fehler ist, einen Agenten etwas entscheiden zu lassen, das eine Regel gut gelöst hat.
| Art des Schritts | Beispiel | Wer es am besten erledigt |
|---|---|---|
| Geschäftsregel oder gesetzliche Pflicht | Freigabe nach Betrag, Antwortfrist, Vier-Augen-Unterschrift | Deterministischer Ablauf |
| Unstrukturierte Informationen lesen oder klassifizieren | Daten aus einer Rechnung extrahieren, eine E-Mail klassifizieren, einen Vorgang zusammenfassen | KI-Agent, mit Konfidenzschwelle |
| Einen Entwurf vorbereiten | Antwort an einen Kunden, Klausel eines Vertrags | KI-Agent, mit menschlicher Prüfung |
| Entscheiden mit Folgen | Einen Antrag ablehnen, eine Ausnahme zulassen, einen Lieferanten sperren | Mensch, mit aufbereiteten Informationen |
| Daten zwischen Systemen bewegen | Die Buchung im ERP anlegen, das CRM aktualisieren | Konnektor oder API |
| Eine Anwendung ohne API bedienen | Daten in ein altes Portal eingeben | RPA |
Ein Prozess in einem KMU hat selten mehr als zwei oder drei Schritte, in denen ein Agent wirklich etwas bringt. Diese Schritte zu finden, ist nützlicher, als die Plattform nach dem Kürzel auszuwählen. In Agentic Orchestration im Vergleich zu klassischem BPM führen wir aus, wie beide Modelle zusammenspielen.
Acht Fragen an einen Anbieter, der sich APO nennt
Das Etikett garantiert nichts. Zu prüfen ist, ob die KI-Schritte im Prozess leben oder nur an ihn angeklebt sind. Diese Fragen decken das in einer Vorführung auf:
- Ist der Agent ein Schritt des Prozesses, mit definierter Eingabe und Ausgabe, oder ein separates Werkzeug, das der Prozess aufruft?
- Kann ich eine Konfidenzschwelle festlegen, unterhalb derer der Schritt an einen Menschen geht?
- Was wird von jeder Ausführung des Agenten protokolliert: Eingabedaten, Ergebnis, Modell und wer geprüft hat?
- Mit welchen Berechtigungen handelt der Agent: mit eigenen oder mit denen des Nutzers, in dessen Namen er arbeitet?
- Wo laufen die Modelle, und wo werden die Daten gespeichert, die sie sehen?
- Kann ich einen Agentenschritt durch eine Regel ersetzen oder umgekehrt, ohne den Prozess neu zu bauen?
- Wird der Prozess in einem Standard (BPMN) modelliert, den ich exportieren kann?
- Wie wird die KI-Nutzung abgerechnet: pro Nutzer, pro Ausführung oder nach Modellverbrauch?
Die Fragen 2 bis 4 trennen einen gesteuerten Agenten von einem Experiment. Wir vertiefen sie in mit BPM gesteuerte KI-Agenten und, aus Sicht der Sicherheit, in Sicherheit von KI-Agenten im Unternehmen.
So löst Dokuflex es: Der Agent ist ein Schritt des Prozesses
Dokuflex, eine Low-Code-BPM-Plattform mit KI, kommt in den Forrester-Berichten zu APO nicht vor, die globale Anbieter bewerten. Mit der Kategorie teilt es die Kernidee: Feste Schritte und KI-Schritte werden im selben Prozess ausgeführt und gesteuert.
- Prozesse in BPMN mit menschlichen Aufgaben, Regeln und Fristen in Dokuflex BPM Low-Code, vom Fachbereich selbst gebaut und im Standard exportierbar.
- KI-Agenten als Schritte des Prozesses, mit Konfidenzschwelle, menschlicher Prüfung und einem Protokoll jeder Entscheidung, wie es die Seite zu den KI-Agenten beschreibt. Jeder Agent handelt mit ausdrücklichen Berechtigungen, die je Domäne festgelegt sind.
- Dokumentenerkennung mit KI im selben Vorgang, ohne zwischengeschaltetes Werkzeug.
- Integrationen mit ERP, CRM und Lohnabrechnung über Konnektoren und API in der Schicht iPaaS Low-Code.
- Datenverarbeitung standardmäßig in europäischen Rechenzentren und Audit jedes Schritts, ob von Mensch oder KI: wer, was, wann und mit welchen Daten.
Was Dokuflex nicht tut: für Sie entscheiden, welche Schritte einen Agenten verdienen. Das ergibt sich aus dem Blick auf den tatsächlichen Prozess, und genau das tun wir in der ersten Session. Bringen Sie einen Prozess mit, und wir prüfen ihn in 30 Minuten.
Häufige Fragen
Was ist Adaptive Process Orchestration (APO)?
Es ist die Softwarekategorie, die Forrester im September 2025 definiert hat: eine Automatisierungsplattform, die neben den klassischen deterministischen Abläufen KI-Agenten und nicht deterministische Kontrollflüsse nutzt, um Geschäftsziele zu erreichen, komplexe Aufgaben auszuführen und autonome Entscheidungen zu treffen. Im Mittelpunkt stehen lang laufende oder komplexe Prozesse, die mehrere Systeme durchqueren.
Was ist der Unterschied zwischen APO und BPM?
Klassisches BPM führt deterministische Abläufe aus: Schritte und Verzweigungen werden im Voraus entworfen. APO ergänzt diese Engine um nicht deterministische Schritte, in denen ein KI-Agent innerhalb vorgegebener Grenzen entscheidet, wie er zu einem Ergebnis kommt. Es ersetzt sie nicht: Forrester erklärte 2024, die deterministische Prozess-Engine bleibe in den folgenden drei Jahren unverzichtbar.
Sind APO und BOAT dasselbe?
Es sind Etiketten zweier verschiedener Analystenhäuser für eine ähnliche Konvergenz. BOAT ist Gartners Name für Plattformen, die Prozessautomatisierung, RPA, Integration und Dokumentenerkennung mit der Orchestrierung von Agenten vereinen. APO ist Forresters Name und betont die Kombination deterministischer und nicht deterministischer Abläufe. Für einen Käufer sind die Fragen, die zu stellen sind, fast dieselben.
Was ist ein nicht deterministischer Ablauf?
Es ist ein Abschnitt des Prozesses, in dem der Weg nicht im Voraus festgeschrieben ist: Ein KI-Agent erhält ein Ziel, Werkzeuge und Grenzen und entscheidet selbst über die Schritte. Zwei Ausführungen mit derselben Eingabe können unterschiedliche Wege nehmen. Deshalb braucht er eine Konfidenzschwelle, menschliche Prüfung und ein Protokoll jeder Entscheidung.
Braucht ein KMU eine APO-Plattform?
Es muss keine Kategorie kaufen. Es braucht einen Ort, an dem seine Prozesse mit Regeln, Fristen und Nachvollziehbarkeit laufen, und die Möglichkeit, in den Schritten, in denen es etwas bringt (Dokumente lesen, klassifizieren, formulieren), einen KI-Agenten einzusetzen, ohne diese Kontrolle zu verlieren. Erlaubt das die Plattform, die es bereits nutzt, erfüllt sie die Idee von APO, auch wenn sie in keinem Bericht steht.
Wie viele Unternehmen nutzen bereits agentische Funktionen in ihrer Automatisierung?
Wenige. In seinen Prognosen für 2026, veröffentlicht am 3. November 2025, schätzte Forrester, dass weniger als 15 % der Unternehmen die agentischen Funktionen ihrer Suiten für intelligente Automatisierung aktivieren werden. Dieselbe Veröffentlichung erwartet, dass Process Intelligence 30 % der gescheiterten KI-Projekte retten wird.
Quellen
Abgerufen am 13. November 2026. Wir zitieren die frei zugänglichen Veröffentlichungen von Forrester; die vollständigen Berichte sind kostenpflichtig.
- Forrester, „Announcing The Evaluation Of The Adaptive Process Orchestration Market“ (Bernhard Schaffrik, 4. September 2025): Definition von APO, Merkmale und Zeitplan der Berichte.
- Forrester, „Predictions 2026: Automation At The Crossroads“ (Leslie Joseph, 3. November 2025): Weniger als 15 % werden agentische Funktionen aktivieren; Process Intelligence wird 30 % der gescheiterten KI-Projekte retten.
- Forrester, „Reimagining Automation: The Need For Agentic Process Management“ (Craig Le Clair, 13. November 2024; öffentliche Zusammenfassung): fünf Fähigkeiten und Fortbestand der deterministischen Engine.
- Process Excellence Network (27. November 2025): Berichterstattung über die Prognose zu Process Intelligence.
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