VeriFactu vs Nicht-VeriFactu: welcher Modus passt 2027?

Was ist VeriFactu und was ist Nicht-VeriFactu?

Das Real Decreto 1007/2023 etabliert zwei operative Modalitaeten innerhalb desselben rechtlichen Rahmens, beide ab 2027 vollstaendig zulaessig. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie die Rechnungssoftware mit der spanischen Steuerbehoerde AEAT interagiert.

Im VeriFactu-Modus erzeugt jede ausgestellte Rechnung einen Rechnungsdatensatz, den das SIF automatisch und in Echtzeit an die elektronische Plattform der AEAT uebermittelt. Die Verwaltung bestaetigt den Empfang, vergibt eine Kennung, und die Rechnung traegt den literalen Hinweis "VERI*FACTU" zusammen mit dem steuerlichen QR-Code. Der Steuerpflichtige delegiert die Verwahrung des Steuerdatensatzes an die AEAT.

Im Nicht-VeriFactu-Modus uebermittelt das SIF keine einzelnen Rechnungen, sondern bewahrt lokal die Datensaetze auf, verkettet ueber eine SHA-256-Pruefsumme und elektronisch signiert mit XAdES, waehrend 10 Jahren. Die AEAT kann sie jederzeit anfordern (Audit, Inspektion, Pruefung), und die Antwort muss im XML-Format gemaess Anordnung HAC/1177/2024 generierbar sein.

Beide Modalitaeten erfordern den verpflichtenden steuerlichen QR-Code auf jeder Rechnung, die verkettete Pruefsumme und die vollstaendige Aufbewahrung. Beide werden durch das RD 1007/2023 und seine technische Entwicklung, die Anordnung HAC/1177/2024, geregelt. Die Wahl liegt beim Steuerpflichtigen (ueber seine Software), nicht bei der AEAT.

Vollstaendige Vergleichstabelle (9 Kriterien)

Zusammenfassung der neun zentralen technischen Anforderungen, die beide Modi gemaess RD 1007/2023 und Anordnung HAC/1177/2024 unterscheiden.

Quelle: RD 1007/2023 und Anordnung HAC/1177/2024. Allgemeine Informationen, ersetzen keine individuelle Steuerberatung.

Wann VeriFactu waehlen?

Die AEAT empfiehlt VeriFactu ausdruecklich als Standardmodalitaet, und die meisten zertifizierten Softwareloesungen am Markt liefern sie als Anfangskonfiguration aus. Es ist die operativ einfachere Option, weil die Uebermittlung an die elektronische Plattform selbst als Nachweis dient: der Steuerpflichtige muss die vollstaendige Kette von Datensaetzen nicht selbst verwahren, um sich bei einer Inspektion zu verteidigen.

Das ideale Profil fuer VeriFactu umfasst:

• ·Selbststaendige und Freiberufler mit niedrigem oder mittlerem Volumen (weniger als 50.000 Rechnungen/Jahr) und Cloud-basierter Rechnungsstellung.
• ·KMU im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Handel, die bereits Tickets mit angeschlossenen Kassensystemen ausstellen und die steuerliche Verwahrung delegieren moechten.
• ·Dienstleistungsunternehmen (Beratungen, Agenturen) mit regelmaessiger Rechnungsstellung und stabiler Konnektivitaet.
• ·Steuerberatungen, die mehrere Mandanten verwalten und die Compliance direkt im AEAT-Portal pruefen moechten, anstatt Backups anzufordern.
• ·Sektoren mit B2C-Kunden, in denen der Endkunde die Rechnung durch Scannen des QR gegen das AEAT-Portal verifizieren kann - Imagevorteil und Transparenz.

VeriFactu reduziert die Beweislast des Steuerpflichtigen: wenn die AEAT den Datensatz bereits hat, muss man die Hash-Kette bei Streitfaellen nicht verteidigen. Im Gegenzug ist eine stabile Verbindung waehrend der Ausstellung erforderlich (mit Toleranz fuer Wiederuebermittlung bei kurzfristigem Ausfall).

Wann Nicht-VeriFactu waehlen?

Nicht-VeriFactu ist weder eine Ausnahme noch eine "lockerere" Alternative: es ist eine technisch anspruchsvollere Modalitaet, die dem Steuerpflichtigen die physische Kontrolle ueber die Datensaetze behaelt, ihm aber die verpflichtende XAdES-Signatur und die vollstaendige Verwahrung waehrend 10 Jahren auferlegt. Sie ist in bestimmten Szenarien sinnvoll.

Profile, fuer die Nicht-VeriFactu besser passt:

• ·Hohes Volumen (>1 Mio. Rechnungen/Jahr): die Massenuebermittlung in Echtzeit kann die Verbindung saettigen oder inakzeptable Latenz an Kassensystemen im Grosshandel verursachen. Die lokale, zeitversetzte Aufzeichnung ist effizienter.
• ·Umgebungen ohne stabile Konnektivitaet: Baustellen, Transport, Wanderveranstaltungen, laendliche oder industrielle Anlagen mit haeufigen Ausfaellen. Nicht-VeriFactu erlaubt Offline-Betrieb und bewahrt die Hash-Kette ohne Notwendigkeit zur Wiederuebermittlung.
• ·Hochsensible Daten: Sektoren wie private Gesundheitsversorgung, Anwaltskanzleien oder Verteidigung, in denen der Steuerpflichtige die Menge an Informationen, die in Echtzeit an Verwaltungssysteme uebermittelt werden, auf das gesetzlich Notwendige minimieren moechte.
• ·Unternehmen mit Datensouveraenitaets-Richtlinien: multinationale Konzerne, die verlangen, dass steuerliche Datensaetze in ihrer eigenen Infrastruktur residieren, bevor sie an Dritte (einschliesslich der AEAT) uebermittelt werden.

Wichtig: Nicht-VeriFactu befreit nicht von der Erfuellung des RD 1007/2023. Wenn die AEAT die Datensaetze anfordert, muessen sie vollstaendig, verkettet und signiert im XML-Format der Anordnung HAC/1177/2024 innerhalb der gesetzten Frist uebergeben werden. Versagen bei der Uebergabe ist gleichbedeutend mit nicht aufgezeichnet.

Unterschied zwischen VeriFactu und SII

VeriFactu wird haeufig mit dem SII (Suministro Inmediato de Informacion, sofortige Informationsuebermittlung) verwechselt, doch es handelt sich um zwei verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Anwendungsbereichen.

Das SII ist ein System fuer Mehrwertsteuer-Aufzeichnungsbuecher in Echtzeit, das seit 2017 fuer Grossunternehmen (Umsatz > 6 Mio. Euro), IVA-Gruppen, REDEME und die Sonderregelung fuer Reisebueros gilt. Es uebermittelt der AEAT die Eingangs- und Ausgangsrechnungsbuecher (nicht die vollstaendige Rechnung) mit einer Frist von 4 Werktagen.

VeriFactu ist hingegen ein System der verketteten Rechnungsaufzeichnung mit QR und Hash, das fuer das verbleibende Universum gilt: Selbststaendige, KMU und mittelgrosse Unternehmen, die nicht im SII enthalten sind. Es gilt ab 2027 und uebermittelt jeden Rechnungsdatensatz (nicht das IVA-Buch) in Echtzeit bei Ausstellung, nicht nachtraeglich.

Unternehmen innerhalb des SII sind von VeriFactu befreit. So legt es Art. 3 RD 1007/2023 fest. Das SII deckt die Informationen ab, die VeriFactu anstrebt, daher vermeidet die AEAT Doppelmeldungen. Falls Ihr Unternehmen vom SII zum allgemeinen Regime wechselt (z. B. durch Unterschreiten der 6-Mio.-Euro-Schwelle), wechseln Sie ab dem Austrittsdatum zu VeriFactu oder Nicht-VeriFactu.

Kann ich den Modus spaeter wechseln?

Ja. Das RD 1007/2023 legt die Modalitaet nicht als unwiderrufliche Entscheidung fest: der Steuerpflichtige kann von Nicht-VeriFactu zu VeriFactu (oder umgekehrt) wechseln, wann immer er moechte. Die AEAT verlangt keine vorherige Mitteilung: das Verhalten des SIF selbst erklaert die genutzte Modalitaet (kommt ein Datensatz an, ist es VeriFactu; kommt keiner, ist es Nicht-VeriFactu).

Allerdings hat der Wechsel technische und auditorische Auswirkungen. Beim Wechsel von Nicht-VeriFactu zu VeriFactu muss man:

• 1.Die aktuelle Hash-Kette mit einem letzten XAdES-signierten Datensatz abschliessen.
• 2.Einen neuen Anfangs-VeriFactu-Datensatz erstellen, der per Pruefsumme an den vorherigen anknuepft.
• 3.Ab der naechsten Rechnung die Echtzeituebermittlung an die AEAT starten.
• 4.Die vorherigen Nicht-VeriFactu-Datensaetze waehrend der erforderlichen 10 Jahre im XML-Format zugaenglich aufbewahren.

Mit Dokuflex ist der Moduswechsel eine Konfigurationsoption: keine Datenmigration und keine Neuausstellung erforderlich. Die verkettete Pruefsumme bleibt zwischen den Modi vollstaendig erhalten und vorherige Datensaetze sind auditfaehig. Das ist relevant, weil ein Unternehmen je nach Betriebsszenario in Nicht-VeriFactu mit einem internen Pilotprojekt starten und in der Produktion zu VeriFactu wechseln kann oder umgekehrt, falls Konnektivitaetsgrenzen entdeckt werden.

Sanktionen bei falscher Wahl (Gesetz 11/2021, Art. 201 bis LGT)

Die falsche Modalitaetswahl - oder schlimmer, der Betrieb ohne Einhaltung einer der beiden - fuehrt zu spezifischen Sanktionen, die durch das Gesetz 11/2021 zur Betrugsbekaempfung eingefuehrt wurden und Artikel 201 bis in das Allgemeine Steuergesetz (LGT) einfuegen.

Die wichtigsten Betraege:

• ·Hersteller und Vertreiber nicht homologierter SIF: feste Geldstrafe von 150.000 Euro pro Geschaeftsjahr und Informatiksystem.
• ·Nutzer (Steuerpflichtige), die mit einem nicht konformen SIF arbeiten: feste Geldstrafe von 50.000 Euro pro Geschaeftsjahr.
• ·Doppelte Buchfuehrung oder Faelschung von Datensaetzen: proportionale Geldstrafe von 2 % des Jahresumsatzes, Mindestbetrag 1.000 Euro.
• ·Fehlende verkettete Pruefsumme, QR oder Pflichtangabe auf der Rechnung: 150 Euro pro nicht konforme Rechnung mit Gesamtdeckelung.

Der haeufigste in der steuerlichen Doktrin erwartete Fehler ist der Betrieb im VeriFactu-Modus mit Unterbrechung der Uebermittlung (durch Konfiguration, langen Netzausfall oder SIF-Absturz) ohne Wiederaufnahme. Die AEAT kann dies automatisch erkennen: der Bruch im Datensatzfluss loest einen Alarm aus und eroeffnet das Bussgeldverfahren. Daher ist es kritisch, dass das SIF automatische Wiederuebermittlung und Fehlerueberwachung hat.

Entscheidung nach Steuerprofil

Orientierungsleitfaden nach Art des Steuerpflichtigen. Ersetzt keine individuelle Bewertung durch Ihre Beratung.