El control horario con geolocalización es legal en España si la ubicación se captura solo en el momento del fichaje, la empresa informa antes de forma expresa (artículo 90 de la LOPDGDD) y la medida es proporcionada al puesto. La AEPD lo resume así: el registro de jornada comprueba cuándo se trabaja, no dónde está cada persona en cada momento.
¿Es legal geolocalizar a los empleados al fichar?
Sí, con tres condiciones que no son opcionales. La primera la pone la ley: el artículo 90 de la LOPDGDD permite a los empleadores tratar datos de geolocalización «para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores» del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, «siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo». Y exige, con carácter previo, informar «de forma expresa, clara e inequívoca» a las personas trabajadoras y a sus representantes de la existencia y características del dispositivo, y de sus derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.
La segunda la pone la AEPD en su guía sobre protección de datos y relaciones laborales: la base jurídica «no es el consentimiento, sino el contrato de trabajo y las facultades de control» del empleador, y toda medida de control tecnológico tiene que superar un test de proporcionalidad en tres pasos: que sirva para el fin (idoneidad), que no exista otra medida más moderada con igual eficacia (necesidad) y que aporte más beneficios que perjuicios (ponderación).
La tercera es la que más se olvida y la que más expedientes abre. La misma guía, hablando del registro de jornada, dice que sus datos no pueden utilizarse para finalidades distintas al control de la jornada, «como comprobar la ubicación», y pone el ejemplo exacto de este artículo: «una persona trabajadora itinerante cuyo registro de jornada se realiza por geolocalización. La finalidad del registro de jornada es comprobar cuándo la persona trabajadora comienza y finaliza el tiempo de trabajo, pero no verificar dónde se encuentra en cada momento».
Traducido a la práctica: se puede guardar la coordenada del instante en que alguien pulsa «entrar» y «salir». Lo que no se puede es convertir la app de fichaje en un rastreador. Y el artículo 20 bis del Estatuto recuerda que el derecho a la intimidad frente a la geolocalización es un derecho del trabajador, no una cortesía de la empresa.
Qué puede y qué no puede hacer la empresa con la geolocalización
La línea no pasa por la tecnología sino por la finalidad, el momento y la proporción. Esta tabla resume el criterio de la AEPD y de la normativa citada; es la que conviene tener a mano cuando alguien pide «activar el GPS a todo el mundo».
| Puede | No puede |
|---|---|
| Registrar la ubicación en el instante de cada fichaje de entrada y salida. | Rastrear la posición de forma continua durante la jornada con el sistema de fichaje. |
| Activarla solo para los puestos que lo justifican (técnicos a domicilio, comerciales de calle, obra) y desactivarla en oficina. | Aplicarla a toda la plantilla «por si acaso» cuando la mayoría ficha en un centro fijo. |
| Usar la ubicación para comprobar que la jornada empezó donde correspondía (cliente, obra, centro asignado). | Usar los datos del registro de jornada para otra finalidad: medir productividad, sancionar por dónde se estuvo, controlar pausas fuera de horario. |
| Informar antes, por escrito, a cada persona y a la representación legal: qué se captura, cuándo, para qué, quién lo ve y cuánto tiempo se guarda. | Activarla de forma silenciosa o apoyarse en un «consentimiento» firmado junto al contrato: no es la base jurídica válida. |
| Guardar la coordenada el tiempo imprescindible y solo con los datos mínimos (latitud, longitud, hora). | Conservar historiales de posiciones más allá de lo necesario o enriquecerlos con rutas, velocidad o paradas. |
| Localizar vehículos o herramientas de la empresa con su propio análisis de proporcionalidad y siempre apagado fuera de la jornada. | Mantener operativa la geolocalización terminada la jornada o en el móvil personal cuando el empleado no está trabajando. |
El caso que la propia AEPD cita como ejemplo de lo que no pasa el filtro es la sentencia de la Audiencia Nacional 136/2019, de 6 de febrero: un sistema de geolocalización que no superó el juicio de proporcionalidad. No hace falta un incidente para acabar ahí; basta con un despliegue «a todos, todo el día» que nadie justificó por escrito.
Qué exige hoy el registro de jornada (y qué no ha cambiado)
La obligación vigente es la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019: la empresa «garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Se organiza por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Los registros se conservan cuatro años y quedan a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Tres cosas que conviene tener claras porque afectan directamente al fichaje en movilidad:
- El medio es libre; la fiabilidad no. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección y la guía del Ministerio de Trabajo admiten cualquier sistema que sea fiable, veraz y no manipulable a posteriori. Un fichaje desde el móvil cumple si el registro queda sellado y no se puede editar sin dejar rastro. Lo desarrollamos en fichaje «a prueba de Inspección».
- La obligación es europea, no solo española. El TJUE, en la sentencia C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank, 14 de mayo de 2019), obligó a los Estados a imponer un sistema objetivo, fiable y accesible que mida la jornada diaria de cada trabajador.
- El teletrabajo y el trabajo en campo no están exentos. El artículo 34.9 no distingue dónde se trabaja. Quien no pisa la oficina ficha igual; lo que cambia es el medio.
Si quieres el repaso de las obligaciones generales antes de entrar en la geolocalización, está en control horario digital en España: estado 2026 y en qué debería ofrecer un sistema de control horario.
Registro horario digital obligatorio en 2026: qué está aprobado y qué no
A 15 de septiembre de 2026, no hay ninguna norma publicada en el BOE que obligue a que el registro de jornada sea digital. Conviene decirlo así de claro porque buena parte de lo que circula lo da por hecho. Este es el estado real de las dos reformas que suelen mezclarse:
| Norma | Qué pretendía | Estado a 15/09/2026 |
|---|---|---|
| Proyecto de ley de reducción de jornada a 37,5 horas | Bajar la jornada máxima de 40 a 37,5 horas semanales, reforzar el registro y la desconexión digital. | Rechazado. El Congreso aprobó las enmiendas a la totalidad el 10 de septiembre de 2025 y devolvió el texto al Gobierno. La jornada máxima sigue en 40 horas (art. 34.1 ET). |
| Real decreto de registro de jornada digital | Registro 100 % digital, interoperable y con acceso remoto de la Inspección; plazo de adaptación corto. | En tramitación, no aprobado. Tramitación urgente acordada el 30 de septiembre de 2025; dictamen desfavorable del Consejo de Estado; aprobación aplazada el 24 de julio de 2026 a septiembre; el 9 de septiembre de 2026 la ministra de Trabajo anunció que se aprobará «con carácter inmediato» tras incorporar los cambios jurídicos. Sin publicación en el BOE. |
¿Qué hacer mientras tanto? Lo mismo que si ya estuviera aprobado, porque lo que el borrador exige —registro fiable, no manipulable, exportable y accesible— ya lo pide hoy la Inspección con la norma vigente. Quien fiche en papel o en una hoja de cálculo tiene el problema ahora, no cuando se publique el real decreto. Quien fiche con un sistema digital sellado no tendrá que rehacer nada.
Cuando el real decreto se publique en el BOE revisaremos aquí su texto definitivo, los plazos de adaptación y lo que cambie para el fichaje en movilidad. Hasta entonces, cualquier proveedor que te diga que «desde 2026 es obligatorio por ley fichar en digital» está adelantándose a la norma.
Sanciones: lo que cuesta no llevar el registro (y lo que cuesta pasarse con el GPS)
Hay dos vías sancionadoras distintas y conviene no confundirlas. La laboral castiga no registrar; la de protección de datos castiga registrar de más.
Vía laboral. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave «la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, [...] registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo». La cuantía la fija el artículo 40.1.b):
| Grado | Multa (infracción grave, art. 40.1.b LISOS) | Qué lo agrava (art. 39.2 LISOS) |
|---|---|---|
| Mínimo | 751 a 1.500 € | Negligencia o intencionalidad, número de personas afectadas, perjuicio causado, cifra de negocio, incumplimiento de advertencias previas y reincidencia. |
| Medio | 1.501 a 3.750 € | |
| Máximo | 3.751 a 7.500 € |
Vía protección de datos. Un despliegue de geolocalización sin información previa, sin proporcionalidad o con seguimiento continuo no lo sanciona la Inspección sino la AEPD, bajo el régimen del RGPD, cuyas cuantías se calculan sobre otros parámetros y pueden ser muy superiores. Aquí lo que se juzga no es si fichas, sino qué más estás capturando y para qué.
Por eso el sistema bien montado hace las dos cosas a la vez: registra la jornada de forma inmutable para la primera vía y captura la ubicación solo en el instante del fichaje, con información previa y por rol, para la segunda.
Técnicos a domicilio, comerciales, obra y teletrabajo: qué es proporcionado en cada caso
El juicio de proporcionalidad se hace puesto por puesto, no empresa por empresa. Lo que es razonable para un instalador no lo es para quien trabaja desde casa. Cuatro escenarios habituales:
| Perfil | Qué justifica la ubicación al fichar | Configuración proporcionada |
|---|---|---|
| Técnicos que van a domicilio, instaladores, mantenimiento | La jornada empieza y termina en casa del cliente; no hay centro de trabajo fijo donde fichar. | Ubicación en entrada y salida de cada servicio; sin rastreo entre visitas; el móvil puede ser de empresa o personal, pero la app solo captura al pulsar. |
| Comerciales de calle y equipos de venta en ruta | Jornadas que arrancan en un punto distinto cada día; necesidad de acreditar inicio y fin real. | Ubicación al fichar; el resto de la actividad (visitas, pedidos) se gestiona en el CRM, no en el registro de jornada. |
| Obra, servicios y subcontratas con varios centros | Asignar cada jornada al centro correcto; verificar que se ficha en la obra y no desde casa cuando el puesto es presencial. | Ubicación al fichar o fichaje por QR/NFC en el propio centro; sin cobertura, modo offline con sincronización posterior. |
| Teletrabajo y trabajo híbrido | Casi nunca: la finalidad del registro es el tiempo, y el lugar habitual ya consta en el acuerdo de trabajo a distancia. | Geolocalización desactivada para el rol; fichaje web o app con sello de tiempo y pausas. Activarla aquí es difícil de justificar. |
La regla práctica que resume la tabla: si la persona tiene un centro de trabajo fijo, la ubicación sobra. Si la jornada empieza cada día en un sitio distinto, la ubicación al fichar es idónea, necesaria y proporcionada, y lo que hay que vigilar es que no se convierta en algo más.
Fichar desde el móvil sin cobertura: cómo funciona el modo offline
Se puede, y es la condición para que el fichaje móvil sea real y no una foto de los sitios con buena red. Sótanos, naves industriales, garajes, zonas rurales, obra bajo rasante: si la app exige conexión, la gente ficha «cuando sale» y el registro deja de ser fiable en el momento exacto en que la Inspección lo miraría.
Un modo offline bien hecho tiene cuatro piezas:
- Sello de tiempo en el dispositivo. El fichaje se registra con la hora del instante en que se pulsa, no con la hora en que llega al servidor. Si hay geolocalización activa para ese rol, la coordenada se toma con la señal GPS del móvil, que no necesita datos.
- Cola local cifrada. Los fichajes pendientes se guardan en el teléfono hasta que vuelve la conexión, y no se pueden editar desde la app.
- Sincronización con marca. Al recuperar red, los fichajes suben al servidor identificados como registrados sin conexión, con la hora original y la hora de sincronización. Así el histórico explica por qué un fichaje de las 8:02 entró en el sistema a las 11:40.
- Mismo registro inmutable. Una vez sincronizado, el fichaje offline es un fichaje más: sellado, exportable y con su cadena de correcciones si las hubo.
Lo que conviene comprobar antes de contratar: que el modo offline sea de serie y no un extra, que funcione en iOS y Android, y que el informe para la Inspección muestre los fichajes offline exactamente igual que los demás.
Fichaje con foto o biometría: qué dice la AEPD
Con reconocimiento facial o huella, la respuesta corta es «casi nunca». La guía de la AEPD sobre control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023) considera el tratamiento de datos biométricos, tanto para identificar como para autenticar, un tratamiento de alto riesgo que exige evaluación de impacto; y sostiene que, en el registro de jornada, el consentimiento del trabajador no levanta la prohibición de tratar categorías especiales de datos, porque el desequilibrio de la relación laboral lo invalida. Para ampararse en la excepción del artículo 9.2.b del RGPD haría falta una norma con rango de ley que autorice específicamente el uso de biometría, y el artículo 34.9 no lo hace.
Con una foto la cosa cambia, pero menos de lo que parece. Una imagen que no se procesa técnicamente para identificar a la persona no es dato biométrico según la definición del artículo 4.14 del RGPD; sigue siendo un dato personal, sujeto al mismo juicio de proporcionalidad, y en cuanto la app la compara automáticamente con una plantilla facial pasa a ser biometría. Si la finalidad es acreditar quién ficha, PIN, código QR en el centro o tarjeta NFC lo consiguen sin tocar categorías especiales. Y si se opta por verificación facial, que sea on-device, sin plantillas en servidor y con alternativa no biométrica para quien no quiera o no deba usarla. En biometría y RGPD: hazlo bien desarrollamos el detalle.
La combinación que mejor aguanta una revisión es la menos vistosa: identidad por PIN, QR o NFC, ubicación solo al fichar para los roles que lo justifican y registro inmutable detrás. Ni foto ni huella.
Checklist de implantación conforme al RGPD
Once puntos, en el orden en que conviene hacerlos. Los seis primeros son papel; los cinco últimos son configuración. Si la herramienta no permite los cinco últimos, el papel no salva nada.
- Análisis de proporcionalidad por puesto. Documenta idoneidad, necesidad y ponderación para cada rol que tendrá ubicación activa, y por qué el resto no.
- Evaluación de impacto (EIPD). La guía de la AEPD sobre relaciones laborales, citando el Dictamen 2/2017 del Grupo del Artículo 29, pide una EIPD antes de implantar geolocalización cuando la tecnología es nueva para la empresa. Hazla aunque el tratamiento parezca pequeño.
- Consulta con la representación legal. El artículo 34.9 del ET exige consulta previa para organizar el registro y el artículo 90.2 de la LOPDGDD exige informar a los representantes de la existencia y características del dispositivo. Deja acta.
- Información previa a cada persona. Expresa, clara e inequívoca: qué se captura, en qué momento, con qué finalidad, quién accede, cuánto se conserva y cómo ejercer acceso, rectificación, limitación y supresión (art. 90.2 LOPDGDD y art. 13 RGPD). Firmada como recibida, no como «consentida».
- Registro de actividades de tratamiento. El registro de jornada y la geolocalización entran en el RAT del artículo 30 del RGPD, con el proveedor de la app como encargado y su contrato del artículo 28.
- Política escrita de uso. Una página: cuándo se registra la ubicación, qué pasa fuera de jornada, qué se hace con un fichaje offline y a quién preguntar.
- Activación por rol, no global. La geolocalización se enciende para técnicos, comerciales y obra, y queda apagada para oficina y teletrabajo.
- Captura solo al fichar. Nada de posición en segundo plano ni entre fichajes. Si la app pide permiso de ubicación «siempre», mala señal.
- Minimización y conservación. Solo coordenadas y hora, asociadas al fichaje; la AEPD recuerda que los datos «tendrán que suprimirse una vez que hayan dejado de ser necesarios». El registro de jornada, cuatro años; la ubicación, el tiempo que justifiques.
- Transparencia para el empleado. Que vea en la app cuándo se ha registrado su ubicación y que acceda a su histórico desde el portal del empleado.
- Registro inmutable y exportable. Correcciones como eventos nuevos con autor y motivo, e informe para la Inspección por persona y periodo en un clic.
Si tu convenio tiene cláusulas sobre derechos digitales (artículo 91 de la LOPDGDD lo permite), revísalas antes: pueden añadir garantías que la ley general no exige.
Cómo lo resuelve Dokuflex: ubicación solo al fichar, offline de serie e informe listo
El módulo de control horario de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, está pensado para plantillas que no fichan en un sitio fijo: técnicos a domicilio, instaladores, comerciales de calle, obra y equipos en remoto. Lo que aporta frente al problema de este artículo:
- Geolocalización opcional y por rol. Se activa o desactiva para cada perfil sin contactar con soporte: encendida para quien ficha en casa del cliente, apagada en oficina y teletrabajo. Registra el punto de entrada y salida, y el empleado sabe siempre cuándo se registra su ubicación.
- Fichaje sin cobertura. La app móvil (iOS y Android) ficha offline y sincroniza cuando recupera conexión, pensada para obra, planta industrial y desplazamientos.
- Identidad sin biometría obligatoria. El empleado elige cómo fichar: app, web, tablet en recepción, QR o tarjeta NFC; la verificación facial, si se usa, es on-device y con alternativa.
- Informe para Inspección en un clic. Registro sellado, conservación de cuatro años, portal del empleado con descarga PDF firmada y exportación inmediata por persona y periodo.
- Sin cálculos manuales. Horas extra, nocturnidad y festivos según el convenio configurado, y exportación a A3, SAP y otros sistemas de nómina.
Y el mismo proceso sirve para lo que viene después del fichaje: solicitudes de permisos retribuidos, vacaciones e incidencias de jornada, aprobadas en flujo y con su rastro documental en el expediente de cada persona.
Preguntas frecuentes
¿Es legal geolocalizar a los empleados al fichar? +
Sí. El artículo 90 de la LOPDGDD permite a la empresa tratar datos de geolocalización para ejercer el control laboral del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, siempre que informe antes de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y a sus representantes, y que la medida sea proporcionada al puesto. La AEPD añade que la ubicación debe servir para comprobar cuándo empieza y termina la jornada, no dónde está cada persona en cada momento.
¿Puede la empresa ver dónde estoy durante toda la jornada? +
Con un sistema de fichaje, no. La guía de la AEPD sobre relaciones laborales dice que el registro de jornada es un instrumento de comprobación del tiempo de trabajo y no del lugar donde se desarrolla la actividad, y que sus datos no pueden usarse para finalidades distintas, como comprobar la ubicación. El seguimiento continuo solo cabe en casos muy concretos (por ejemplo, flotas de reparto) con su propio análisis de proporcionalidad, y nunca fuera de la jornada.
¿Hace falta el consentimiento del trabajador para fichar con geolocalización? +
No, y además no serviría. Según la AEPD, la base jurídica del control laboral con geolocalización no es el consentimiento sino el contrato de trabajo y las facultades de control que la ley atribuye al empleador (art. 20.3 ET y art. 90 LOPDGDD). Lo que sí es obligatorio es informar antes, de forma expresa y clara, a la plantilla y a sus representantes, e incluir el tratamiento en el registro de actividades.
¿Se puede fichar desde el móvil sin cobertura? +
Sí, si la app tiene modo offline: el fichaje se guarda en el dispositivo con la hora del momento en que se pulsa, se marca como registrado sin conexión y se sincroniza con el servidor en cuanto vuelve la red, sin que nadie pueda editarlo por el camino. Es la forma habitual de resolver sótanos, naves, obra y zonas rurales sin cambiar de sistema.
¿Es obligatorio el registro horario digital en 2026? +
A 15 de septiembre de 2026, no. Lo obligatorio sigue siendo el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, por cualquier medio fiable y no manipulable, conservado cuatro años. El real decreto que lo haría obligatoriamente digital recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado, se aplazó a septiembre y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre de 2026 que lo aprobará de inmediato, pero no está publicado en el BOE. La reducción a 37,5 horas fue rechazada por el Congreso el 10 de septiembre de 2025.
¿Qué sanción hay por no llevar el registro de jornada? +
Es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 euros en grado máximo (artículo 40.1.b). El grado depende de criterios como el número de personas afectadas, la intencionalidad o la reincidencia. Aparte, un uso desproporcionado de la geolocalización puede acabar en un expediente de la AEPD por el RGPD, que va por otra vía y con otras cuantías.
¿Se puede fichar con foto o con reconocimiento facial? +
Con reconocimiento facial o huella, en la práctica casi nunca: la guía de la AEPD de noviembre de 2023 considera el control de presencia biométrico un tratamiento de alto riesgo, exige evaluación de impacto y sostiene que en el registro de jornada el consentimiento del trabajador no levanta la prohibición de tratar datos biométricos. Una foto simple que no se procesa para identificar a la persona no es dato biométrico, pero sigue siendo un dato personal que tiene que superar el juicio de proporcionalidad. Lo razonable es PIN, QR o NFC y, si se usa verificación facial, que sea on-device y con alternativa.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, texto consolidado): artículos 20.3 (control empresarial), 20 bis (intimidad frente a geolocalización), 34.1 (jornada máxima de 40 horas) y 34.9 (registro diario de jornada).
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo: artículo 10, que introduce el registro de jornada.
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): artículo 90, geolocalización en el ámbito laboral; artículo 91, derechos digitales en la negociación colectiva.
- LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000): artículo 7.5, infracción grave en materia de registro de jornada; artículo 39, graduación; artículo 40.1.b), cuantías.
- AEPD — La protección de datos en las relaciones laborales (2021): apartados «Registro de jornada» y «Geolocalización»; test de proporcionalidad; referencia a la SAN 136/2019.
- AEPD — Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023).
- AEPD LAB — El registro de jornada laboral y la protección de datos (17 de febrero de 2026): sistema menos intrusivo posible, sin consentimiento, deber de informar, supresión cuando dejen de ser necesarios.
- Ministerio de Trabajo — Guía sobre el registro de jornada, y Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- TJUE, asunto C-55/18, sentencia de 14 de mayo de 2019 (CCOO / Deutsche Bank).
- Estado de la reforma (prensa): elDiario.es, 24 de julio de 2026 (aplazamiento y objeciones del Consejo de Estado) y Forbes España, 9 de septiembre de 2026 (anuncio de aprobación «con carácter inmediato»).
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