La importancia de automatizar los procesos en la empresa

En la medida en que las empresas van creciendo también lo hace en paralelo su estructura organizativa, que se vuelve más lenta y compleja.  

El perfil y las necesidades de la empresa actual ha cambiado respecto al pasado: 

• La gestión de la información y la toma de decisiones se compartimentan por actividades cada vez más especializadas, existiendo responsables en los procesos para la autorización y ejecución de las actividades, para la gestión, supervisión y control de las mismas. Cada uno de los roles involucrados en el proceso y sus actividades suelen descansar en un individuo diferente, con una necesidad diferente. 
• Existe una mayor deslocalización de las organizaciones, con frecuencia en diferentes sedes y localizaciones. Hoy en día no es extraño que las oficinas de la Dirección, la Gestión Administrativa y la Planta de Producción se encuentre en lugares diferentes. 
• Hoy es necesario poseer agilidad y eficiencia operativa en la reducción de los tiempos en los procesos. Las empresas buscan soluciones para la eliminación de las ineficiencias y tiempos muertos, y la rapidez en la toma de las decisiones.  
• La tendencia a la reducción drástica de la utilización y del gasto del papel reemplazando los documentos impresos por ficheros electrónicos.  
• La introducción de la firma digital o electrónica que permiten autenticar y firmar los documentos electrónicamente con validez legal.  
• Una mayor visibilidad de los procesos de la organización que posibilita realizar un seguimiento y control del negocio en tiempo real con información, controles e indicadores que faciliten la toma de decisiones. 

Todos estos elementos que forman parte de la empresa actual hacen que sea de imperiosa necesidad agilizar la gestión y la tramitación de los procesos, haciéndolos más transparentes, con menor coste, flexibles, eficientes, rápidos y auditables. 

¿Cómo se consigue automatizar tus procesos? 

Para conseguir estos objetivos la mejor herramienta que se puede encontrar en el mercado del software son los gestores documentales que permiten estructurar y gestionar la información en base a procedimientos compuestos por actividades individualizadas. 

Para cada una de estas actividades que forman los diferentes procesos organizativos se puede definir: 

• Quién es el receptor de la actividad o acción y quién tiene la responsabilidad de llevarla a cabo. En caso de no disponibilidad cuáles pueden ser los receptores alternativos.  
• Se establece quiénes tienen acceso a conocer el estado y el contenido de cada actividad 
• En qué secuencia se ejecutan las actividades
• Diferentes flujos de continuidad de las actividades dependiendo de las decisiones que se tomen 
• Qué información es accesible para esta actividad 
• Qué condiciones se han de cumplir para dar por finalizada esta actividad (documentación, validación, auditoria, autorización, etc.)  
• Qué información se preserva como traza de la ejecución de la acción o actividad.  

¿Qué beneficios reportan la automatización de los procesos y de las autorizaciones? 

Llevando a cabo estas acciones para las actividades que forman un proceso, se obtiene un flujo estructurado de la gestión del proceso de inicio a fin, que puede ser incorporado al gestor documental automatizando cada una de las actividades en espera de que cada actor realice las acciones correspondientes, en el momento correspondiente y adecuado, durante la gestión y tramitación del mismo. 

Esta gestión automatizada del proceso es muy importante desde el punto de vista de la auditoría y control de las actividades: la trazabilidad documental recoge quién y cuándo ha autorizado y/o ha realizado cada una de estas acciones u operaciones permitiendo encadenar autorizaciones,  realizar un total seguimiento de auditoría y ofreciendo  transparencia del proceso. 

Otros de los grandes beneficios de la gestión automatizada de los procesos es la reducción de los tiempos de gestión, la eliminación de reuniones y llamadas telefónicas innecesarias, así como el incremento de su eficiencia puesto que la información y los documentos están disponibles telemáticamente desde cualquier lugar y aparato. Se prescinde de la transmisión física del documento y de la preservación de copias en papel de cada uno de los interlocutores o intervinientes en el proceso. 

Por otro lado, al estar definidos los flujos de los procesos en los sistemas, se posee la capacidad de cambiarlos, eliminando ineficiencias o situaciones de bloqueo, sin tener que realizar excepciones o saltarse pasos en la tramitación. Al mismo tiempo, se dota a la organización de una gran flexibilidad para poder solventar problemas imprevistos o ponderables como, por ejemplo, la posible incapacidad por un accidente del responsable de autorizar las compras: con unos simples “clicks” se cambia el flujo de autorización a otra persona o responsable y el proceso continúa sin paralizarse. 

En síntesis, la automatización de los procesos de gestión de una organización de una forma sistemática permite el rediseño de los procesos y sus actividades, estructurándolas de forma eficiente, eliminando pasos innecesarios, tiempos muertos y transporte de documentación, por lo que se dispone de un mayor control del necio, transparencia, agilidad y eficiencia. 

¿Qué se necesita para llevar a cabo la automatización? 

Para llevar a cabo la automatización de los procesos y de las autorizaciones se hace imprescindible un Gestor Documental sobre el cual se pueda crear los flujos automatizables de los procesos documentales de la Organización  

Desde el primer momento en el cual se implementa un Gestor Documental como Dokuflex, con su módulo de diseño gestión de proceso organizativos documentales, se puede llevar a cabo la gestión automatización de los procesos, el seguimiento de inicio a fin y, con ello, se está rentabilizando y obteniendo un retorno de la inversión que se ve incrementado en la medida en la cual se vayan introduciendo en Dokuflex un mayor número de procesos automatizados a gestionar por el aplicativo.  

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