Gestión Documental

Almacenar, compartir y colaborar en documentos
Un sistema o software de gestión documental son diversas aplicaciones o programas para gestionar altas cantidades de documentos empresariales para la gestión de tu empresa.

Cada vez más, el trabajo de las empresas se distribuye en diferentes lugares. Es imperativo para las empresas que tienen la capacidad de organizar los documentos de la empresa, tener fácil acceso a la información correcta, y lo más importante, permiten a los miembros del equipo trabajar juntos en ficheros. Dokuflex trae todas estas capacidades y más, en una solución de gestión potente y sencilla basada en cloud documento diseñado específicamente para empresas en crecimiento. Se trata de un entorno web de alta seguridad donde se puede almacenar, organizar, buscar, colaborar y gestionar el acceso a documentos desde cualquier PC web habilitada y Mac en el mundo.

Almacenamiento seguro
Almacene los documentos en línea en una estructura de carpetas familiar que se puede acceder desde cualquier parte del mundo. Compartir. Compartir documentos y carpetas con compañeros, clientes, socios en cualquier parte del mundo. Permisos. Finamente aplicar controles de políticas de gestión de acceso, y el nivel de acceso a los archivos. Colaboración de archivos. Trabajar juntos en los tipos de archivos comunes con compañeros y socios en cualquier parte del mundo.

Características de nuestro gestor documental

  • Visualización mediante un visor especifico diferentes formatos (Ofimática, fotos, videos, audio, flash, pdf, AutoCad,...)
  • Control de versiones y control de acceso. Metadatos y tipos de documentos configurables
  • Comentarios sobre el documento y trabajo en equipo
  • Etiquetas y flujos de trabajo asociados
  • Documentos vinculados (grapados de documentos) Check-in/Check-out
  • Documentos públicos y envio de enlace de documentos a usuarios internos y externos
  • OCR: clasifica el documento y le asigna las etiquetas correspondientes
  • Modalidad de OCR avanzado, el OCR como servicio Búsqueda full-text
  • Inicie Workflwows de aprobación de documentos
  • Integración con Microsoft Outloook: Tanto los archivos anexados que recibe en sus correos como el contenido del mismo correo, mantengalo integrado en la plataforma. Cree fácilmente tareas a partir de correos recibidos.
  • Integración con Microsoft Office (Gestione sus documentos desde MS Word, MS Excel,... directamente versiones documentos, edite, grabe,...)
  • Doku4Explorer. Cliente windows para poder acceder a Dokuflex
  • FileSync. Ten siempre sincronizados tus ficheros y trabajo offline sobre ellos

Ventajas de la gestión documental para empresas

Cualquier empresa reduce el tiempo y los costes a largo plazo utilizando un programa de gestión documental.

Ya tengas una pequeña, mediana o gran empresa ubicada en España o en el extranjero tienes que ser consciente de las ventajas que ofrece un gestor de documentos. Por ejemplo, todos los miembros de la empresa podrán tener acceso inmediato a dichos archivos, o no, dependiendo de los permisos que quieres otorgar a cada empleado.

Gestionar los contenidos de forma eficaz evitará contratiempos inesperados por la pérdida de documentación administrativa, algo que no está previsto pero que suele suceder más de lo que pensamos.

Menor inversión de dinero, algo muy importante para la reducción de costes. Gestionar de forma casi automática todos los documentos de la empresa hará que ese trabajo no lo tengan que hacer desde el departamento correspondiente. Ese valioso tiempo tu empleado podría dedicarlo a otras tareas, algo beneficioso para tu negocio.