La importancia de automatizar los procesos en la empresa

En la medida en que las empresas van creciendo también lo hace en paralelo su estructura organizativa, que se vuelve más lenta y compleja.  

El perfil y las necesidades de la empresa actual ha cambiado respecto al pasado: 

Todos estos elementos que forman parte de la empresa actual hacen que sea de imperiosa necesidad agilizar la gestión y la tramitación de los procesos, haciéndolos más transparentes, con menor coste, flexibles, eficientes, rápidos y auditables. 

¿Cómo se consigue automatizar tus procesos? 

Para conseguir estos objetivos la mejor herramienta que se puede encontrar en el mercado del software son los gestores documentales que permiten estructurar la información y gestionar la misma en base a procedimientos que están compuestos de actividades individualizadas. 

Para cada una de estas actividades que forman los diferentes procesos organizativos se puede definir: 

¿Qué beneficios reportan la automatización de los procesos y de las autorizaciones? 

Llevando a cabo estas acciones para las actividades que forman un proceso se obtiene un flujo estructurado de la gestión del proceso de inicio a fin, que puede ser incorporado al gestor documental automatizando cada una de las actividades en espera de que cada actor realice las acciones correspondientes, en el momento correspondiente y adecuado, durante la gestión y tramitación del mismo. 

Esta gestión automatizada del proceso es muy importante desde el punto de vista de la auditoría y control de las actividades, puesto que queda reflejado en las trazas del proceso: quién y cuándo ha autorizado y/o ha realizado cada una de estas acciones u operaciones permitiendo encadenar autorizaciones, chequeos y controles o alternativas a los mismos, pudiéndose realizar un total seguimiento de auditoría dejando constancia y ofreciendo una total transparencia del proceso. 

Otros de los grandes beneficios de la gestión automatizada de los procesos es la reducción de los tiempos de gestión, la eliminación de reuniones y llamadas telefónicas innecesarias, así como el incremento de su eficiencia puesto que la información y los documentos están disponibles telemáticamente allá donde el actor los necesite y en el medio del cual disponga (smartphone, tableta, PC personal, estación de trabajo, etc.), se prescinde de la transmisión física del documento y de la preservación de copias en papel de cada uno de los interlocutores o intervinientes en el proceso. 

Por otro lado, al estar definidos los flujos de los procesos en los sistemas, se posee la capacidad de cambiarlos, eliminando ineficiencias o situaciones de bloqueo, sin tener que realizar excepciones o saltarse pasos en la tramitación, puesto que los cambios introducidos son efectivos con inmediatez de forma que se minimiza el tiempo de reacción, al mismo tiempo, se dota a la organización de una gran flexibilidad para poder solventar problemas imprevistos o ponderables como, por ejemplo, la posible incapacidad por un accidente del responsable de autorizar las compras, con unos simples “clicks” se cambia el flujo de autorización a otra persona o responsable y el proceso continúa sin paralizarse. 

En síntesis, la automatización de los procesos de gestión de una organización de una forma sistemática permite el rediseño de los procesos y sus actividades, estructurándolas de forma eficiente, eliminando pasos innecesarios, tiempos muertos y transporte de documentación, por lo que se dispone de un mayor control del necio, transparencia, agilidad y eficiencia. 

¿Qué se necesita para llevar a cabo la automatización? 

Para llevar a cabo la automatización de los procesos y de las autorizaciones se hace imprescindible un Gestor Documental sobre el cual se pueda crear los flujos automatizables de los procesos documentales de la Organización  

Desde el primer momento en el cual se implementa un Gestor Documental como Dokuflex, con su módulo de diseño gestión de proceso organizativos documentales, se puede llevar a cabo la gestión automatización de los procesos, el seguimiento de inicio a fin y, con ello, se está rentabilizando y obteniendo un retorno de la inversión que se ve incrementado en la medida en la cual se vayan introduciendo en Dokuflex un mayor número de procesos automatizados a gestionar por el aplicativo.  

Si estás buscando un software capaz de cubrir tus necesidades de automatización de procesos, mándanos un mensaje ahora.

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