Digitalizar los flujos de trabajo, también llamados workflows, es algo en la mente de muchas empresas que desean ser más eficaces, y gestionar sus flujos de forma rápida y eficiente.
En el contexto actual las empresas tienen muchos flujos que deben ocurrir de forma ordenada y deben de pasar por una serie de estadios y personas hasta llegar a su finalización.
2 ejemplos de flujos de trabajo:
Gestión de tickets de gastos
Un ejemplo típico de flujo de trabajo es la gestión de tickets de gastos: un ticket es añadido a un sistema, que extráe la información, la envía a el responsable de aprobar el gasto (normalmente el jefe directo de la persona que ha incurrido en el gasto). Después de su aprobación debe ser enviado al departamento de contabilidad para que sea procesado y en ocasiones rembolsado al individuo, si el pago ha sido hecho con su tarjeta personal.
Este proceso puede demorarse hasta meses o suponer una inversión de tiempo insostenible si no se cuentan con las herramientas necesarias para su automatización. Además estas herramientas ayudarán a que el flujo de trabajo avance en todo momento, por ejemplo enviando recordatorios o automatizando las tareas de envío de información a la persona responsable de gestionarl. También se puede usar inteligencia artificial para extraer la información del ticket y añadirla al sistema de forma autómatica.
Gestión de vacaciones
Otro ejemplo característico de flujo de trabajo es la gestión de vacaciones. Si el flujo de trabajo de petición y aprobación de vacaciones es digital y está automatizado y adaptado a tu empresa, tus empleados podrán pedir vacaciones por medio de cualquier dispositivo digital. Sus peticiones serán enviadas al departamento correspondiente que podrá aprobarlas, entender si en ese mismo periodo hay más peticiones de vacaciones, automatizar recordatorios para empleados que tengan días pendientes, o incluso bloquear periodos con un volumen de trabajo alto. Este sistema no sólo supondrá un considerable ahorro de tiempo sino también un aumento de la efectividad al ser capaces de tener una previsión adecuada de cuántos empleados necesitaremos para hacer frente a la demanada de nuestros clientes y planear las vacaciones en consecuencia.
Imaginar estos flujos de trabajo y su éxito sin el uso de herramientas digitales es casi imposible. No contar con las herramientas adecuadas pone a las empresas en peligro de quedarse atrás, en un contexto donde la transformación digital ya ha llegado para quedarse.
Cada empresa puede definir sus propios flujos de trabajo para reflejar sus procesos y cumplir sus objetivos de crecimiento. Departamentos como compras, recursos humanos, comercial u operaciones son los que típicamente se benefician de su automatización, pero un flujo de trabajo puede incluso llegar a generar códigos de barras dinámicos y tener miles de aplicaciones dependiendo del contexto de la empresa.
Ventajas de la automatización de los flujos de trabajo
- Permite reducir el tiempo de gestión de las diferentes actividades
- Ayuda a la reducción de los riesgos y las vulnerabilidades, puesto que seremos capaces de detectar a tiempo problemas y eliminar errores
- Eliminación del papel que también abunda en la reducción de costes
- Gran aumento de la eficiencia y productividad
- Empleados liberados de tareas repetitivas, que pueden trabajar en tareas más creativas para mejorar los objetivos de la empresa
- Una de las mayores ventajas que tiene la automatización del flujo de trabajo es que funciona sin necesidad de supervisión humana
- Mayor garantía de calidad.
- Agilidad a la hora de trabajar con reducción de tiempos en cualquier proceso configurable
Integraciones de flujos de trabajo con tus herramientas de software
La solución de flujos de trabajo de Dokuflex tiene una integración directa con diferentes softwares administrativos, permitiendo la transferencia automática de datos entre sistemas de logística, operáticos y administrativos.
La solución de flujos de Dokuflex también se integra con los ERPs más comunes ya sea SAP, Microsoft Dynamics, Netsuite o Sage y con herramientas de MIS y permite generar informes y cuadros de mando para que tengas total control del estado de cada proceso y del agregado.
¿Cómo empiezo?
Si quieres saber más sobre qué flujos de trabajo puedes automatizar, cuánto dinero puede ahorrarte al año y cuántas horas puedes dejar de gastar en tareas repetitivas o intentando relanzar los procesos de forma manual, ponte en contacto con nuestro equipo y agenda una consultoría gratuita en el widget que ves a continuación: