La simplicidad del título conlleva irremediablemente a una conclusión directa y ésta es que al final de la lectura del mismo se va a conocer cómo se puede trabajar en una oficina sin papel y que esto genera unos beneficios directos del consumo del papel y de los costes de los consumibles de las impresoras.

Si bien esta es una de las consecuencias y beneficios directos más fácilmente apreciables, que la organización sea capaz de trabajar con la menor cantidad posible de papel es sinónimo de estar trabajando en un contexto más ágil, con procesos y una gestión interna más eficiente.

Para poder implantar una “Oficina sin Papeles” se ha de realizar un análisis introspectivo y una revisión interna de los procesos que permiten rediseñarlos de una forma más eficiente siempre teniendo en cuenta que se trata de una transformación interna hacia la empresa digital.

Los procesos por los que comenzar a eliminar el papel no son sencillos de identificar porque muchos de ellos dependen de la estructura, tamaño, negocio y productos de las empresas.

No obstante, existen una serie de actividades y procesos en la empresa que son comunes y que se repiten cotidianamente de forma repetitiva candidatos a ser los primeros procesos a transformar.

Los 7 pilares de la oficina sin papel

Los pilares básicos en los que se basa esta transformación digital de los procesos son los siguientes:

La Digitalización o Versión Electrónica de la Documentación implica que ésta no ocupe espacio material físico sólo espacio en disco o un espacio virtual en la nube, consecuentemente, es necesario espacio físico de almacenamiento en la empresa, al ser en formato electrónico, la disponibilidad de la misma en cualquier puesto de la organización es directa e inmediata inclusive cuando se está trabajando de forma deslocalizada o en teletrabajo.

Se elimina cualquier tipo de dispersión física o duplicidad de la documentación.

La digitalización o el versionado electrónico es aplicable a todo tipo de documentos que se manejan en la empresa, bien porque los documentos pueden ser escaneados, o bien, porque por su propia naturaleza ya son digitales de por sí, ejemplos cotidianos serían las facturas, los tickets de gastos, los listados informativos, las órdenes de trabajo, etc.

La Salvaguarda del Acceso a la Información, se puede gestionar y limitar el acceso a la información, permitiendo que sólo esté la misma al alcance de aquel que deba utilizarla así como disponer de un registro de quien la ha utilizado o modificado, conservándose un control del versionado y utilización a lo largo del tiempo.

Este tipo de control contribuye al trabajo colaborativo puesto que la documentación y la información puede ser utilizada con simultaneidad en diferentes procesos, actividades y puestos, la existencia de un control y gestión del versionado permite trabajar con cuántas copias locales o de seguridad se necesiten o deseen de forma que, ante una contingencia de fuerza mayor, nunca se pierda la documentación que puede ser básica para el desarrollo, explotación y continuidad de la empresa.

Disponibilidad y Flujo de la Información, el hecho de que los documentos sean digitales y no sea necesario el soporte en papel, hace que los mismos puedan estar disponibles con inmediatez en cualquier puesto de la organización local, deslocalizado, oficina móvil o teletrabajo, pudiéndose automatizar el flujo de la documentación, la posibilidad de la visualización o la compartición de la información y la documentación entre los diferentes actores de la empresa que los necesitan para su gestión.

Asimismo, en los procesos de gestión se pueden establecer flujos o circuitos coherentes para la documentación, en los cuales, cada una de los pasos o etapas conlleva una actividad concreta y esto permite conocer con total inmediatez el nivel de proceso o de tramitación en el que se encuentra la documentación de una forma transparente, pudiéndose establecer alarmas y avisos a los implicados.

La Automatización de los Procesos de Flujo y la Autorización, existen muchas documentaciones que han de seguir un proceso o flujo de autorización dentro de la empresa.

El documento a autorizar, en ocasiones, conlleva una cantidad elevada de anexos o de información complementaria relativa al mismo, que ha de pasar de etapa a etapa hasta que, finalmente, se complete se complete el proceso del tratamiento del documento.

En cada paso del proceso siempre es necesario la autorización o el conocimiento del responsable de dicho paso, este proceso puede ser registrado y, además, si se desea puede estar autorizado por medio de firmas digitales cuando se hace participar a responsables o a terceros externos en la empresa, la firma digital posee las mismas implicaciones legales que una rúbrica manual y se puede llevar a cabo de forma totalmente deslocalizada.

La existencia del establecimiento de firmas o autorizaciones delegadas, introduciéndose de este modo una mayor flexibilidad en los flujos y procesos tramitación y de autorización.

Eficiencia del Proceso y del Trabajo Colaborativo la naturaleza digital de los documentos y de la información facilita que la misma pueda ser utilizada como medio directo para la introducción de la información en los sistemas informáticos de la empresa y, a su vez, permite la compartición entre los sistemas que componen la empresa, o bien, con los stakeholders de la misma: clientes, proveedores, colaboradores, etc. Esto facilita en gran medida el trabajo colaborativo y la compartición de la información en un entorno de Globalización e Interconectividad entre las Empresas, sus Partners, Proveedores y Clientes.

La Autenticación y Firma por Medios Electrónicos, una de las grandes ventajas de los documentos electrónicos es que pueden ser autenticados y firmados por medios electrónicos, esto permite poder consolidad procesos de firmas en situaciones de movilidad, teletrabajo y deslocalización, proporcionando a los responsables y a los gestores una gran flexibilidad en todas aquellas actividades u operaciones que necesiten de una firma. La firma digital, por ley, goza de las mismas garantías legales y reconocimiento que una firma de puño y letra.

La Centralización de la Información facilita la localización de la información al estar centralizada, al mismo tiempo que permite focalizar las necesidades de salvaguarda y copias de seguridad necesarias para la restauración del negocio ante un incidente de ciberseguridad, ransomware o desastre que implique la recuperación de la información para una puesta en marcha del negocio.

Tal y como se puede apreciar, el rediseñar los procesos de la empresa para poder trabajar en una “Oficina sin Papel” conlleva cambios que redundan directamente en la flexibilización y agilidad de los procesos internos o documentales, en la seguridad de la información, se eliminan retrasos, duplicidades y actividades sin valor añadido, obteniéndose unos procesos de gestión más ágiles y eficientes.

Para implementar todos estos cambios es necesaria una herramienta documental que proporcione toda esta funcionalidad sin que ello suponga realizar cambios en los sistemas de la empresa y que posibilite la transformación digital de los procesos afectados de forma paulatina y unitaria, por lo que el cambio es progresivo, reduciéndose la resistencia al cambio que se pudiera producir, al mismo tiempo que permite a los empleados y a la propia organización observar por sí mismos los beneficios de los cambios introducidos.

Cómo implementar una oficina sin papeles

Para poder implementar una “Oficina sin Papeles” debemos contar con algunas herramientas. Ellas son las necesarias para que funcione todo perfectamente y tengamos la seguridad de que nuestra empresa este en óptimas condiciones en todo sentido.

Los procesos claves para poner en marcha la nueva modalidad  de gestionar nuestra empresa son:

Ya es hora de avanzar y progresar haciendo un uso racional e inteligente de las herramientas que nos dan las nuevas tecnologías en todos los ámbitos.

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