Pipefy ist ideal, um schnell mit leichtgewichtigen Formular- und Kanban-Board-Prozessen zu starten. Wenn der Prozess Standard-BPMN 2.0, eIDAS-Signatur, AEAT-Compliance und Daten in der EU benötigt, macht Dokuflex den Sprung: ein Low-Code BPM mit Geschäftsregeln, KI-gestütztem OCR und iberischen ERP-Konnektoren.
Pipefy ist eine No-Code-Plattform brasilianischen Ursprungs, die Prozesse als Pipes modelliert: Eingangsformulare plus Kanban-Boards nach Phasen. Es ist hervorragend geeignet, um schnell und nahezu ohne Konfiguration in Operations-, HR- oder Einkaufsteams zu starten, die Anfragen ordnen und den Status jeder Karte auf einen Blick sehen möchten.
Die Grenze zeigt sich, wenn der Prozess kein Kartenboard mehr ist. Pipes sind ein proprietäres Modell, nicht der Standard BPMN 2.0; die Tiefe für komplexe Geschäftsregeln ist begrenzt; es gibt keine native eIDAS-Signatur oder AEAT-Compliance; der Support arbeitet auf Englisch und Portugiesisch; und die Daten werden je nach gebuchter Region gespeichert, nicht zwingend in der EU.
Dokuflex ist ein Low-Code BPM, das in Spanien für regulierte Back-Office-Prozesse entwickelt wurde: Es modelliert mit Standard-BPMN 2.0 und einer Regel-Engine, integriert SAP, Sage, Holded, A3 oder Meta4, unterzeichnet Verträge per eIDAS, digitalisiert Rechnungen für die AEAT (Doku4Invoices und VERI*FACTU), extrahiert Daten mit KI-gestütztem OCR und orchestriert Agenten innerhalb des Prozesses - alles mit muttersprachlichem Support und Daten in der Europäischen Union.
Funktionaler Vergleich mit Fokus auf Unternehmen mit Back-Office-Prozessen, ERP-Integration und regulatorischen Pflichten.
| Funktion | Pipefy | Dokuflex |
|---|---|---|
| Modellierungsstandard | Pipes und Kanban-Boards nach Phasen (proprietäres Modell) | OMG-Standard BPMN 2.0, exportierbar und interoperabel |
| Erweiterte Geschäftsregeln | Grundlegende Automatisierungen und Bedingungen pro Phase | Geschäftsregel-Engine mit Gateways, Validierungen und bedingter Verzweigung |
| Native eIDAS-Signatur | Über Konnektor zu DocuSign oder anderen externen Anbietern | Native eIDAS-Signatur (biometrisch, OTP, Zertifikat, qualifiziert) |
| AEAT-Digitalisierung und VERI*FACTU | Nicht verfügbar (erfordert Drittanbieter und Eigenentwicklung) | Ja, über Doku4Invoices (zertifizierte Digitalisierung und VERI*FACTU-Übermittlung) |
| KI-gestütztes OCR / IDP | Nicht nativ; manuelle Datenerfassung per Formular | KI-gestütztes OCR und IDP zur Extraktion von Daten aus Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen |
| Iberische ERP-Konnektoren (Sage, Holded, A3) | Begrenzt; meist über generische API oder Drittanbieter-Integrationen | Native Konnektoren zu Sage 50/200/X3, Holded, A3 von Wolters Kluwer und Meta4 |
| Support-Sprache | Englisch und Portugiesisch; Oberfläche ins Spanische lokalisiert | Muttersprachlicher Support auf Spanisch, Geschäftsbetrieb auf Englisch und Deutsch, Team in Europa |
| Datenresidenz | Je nach gebuchter Region, kann außerhalb der EU liegen | Rechenzentren in der Europäischen Union, DSGVO-konform |
| KI-Agenten im Prozess | KI-Assistent zum Erstellen und Vorschlagen von Automatisierungen | KI-Agenten orchestriert innerhalb des BPMN-Prozesses mit Kontext, OCR und RAG |
| Eignung für reguliertes Back-Office | Ausgerichtet auf leichtgewichtige Operations-, HR- und Einkaufsprozesse | Konzipiert für reguliertes Back-Office: Banken, Gesundheit, öffentlicher Sektor, Energie und Recht |
Marken sind eingetragene Marken der jeweiligen Inhaber. Öffentlich zugängliche Daten Stand Juli 2026.
Fünf Gründe, die immer wieder auftauchen, wenn ein Prozess über das Kanban-Board hinauswächst und BPM-Strenge benötigt.
Die Pipes von Pipefy sind ein proprietäres Modell: Wenn Sie morgen die Plattform wechseln, schreiben Sie sie neu. Dokuflex-Prozesse verwenden BPMN 2.0, einen OMG-Standard, den jeder Analyst versteht, mit Gateways, Subprozessen und Ereignissen, die ein phasenbasiertes Kanban nicht ausdrücken kann.
eIDAS-Signatur (biometrisch, OTP, Zertifikat, qualifiziert) und AEAT-zertifizierte Digitalisierung mit Doku4Invoices und VERI*FACTU, innerhalb des Prozesses selbst. In Pipefy erfordern diese Bausteine die Orchestrierung von DocuSign und externer Entwicklung.
Sage 50, Sage 200, Sage X3, Holded, A3 von Wolters Kluwer und Meta4. Was Pipefy über eine generische API oder Drittanbieter-Integrationen erfordert, ist in Dokuflex nativ, produktseitig unterstützt und mit jeder ERP-Version gepflegt.
Eine Regel-Engine zum Validieren, Berechnen und Verzweigen anhand von Prozessdaten, plus KI-gestütztes OCR/IDP zur Extraktion von Positionen aus Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen. Wo das Formular von Pipefy manuell erfasst, liest Dokuflex das Dokument und entscheidet.
Für regulierte Branchen (Banken, Gesundheit, öffentlicher Sektor, Energie) arbeitet Dokuflex ausgerichtet an ENS Mittel und ISO 27001, mit EU-Daten, Auditprotokollen und dokumentiertem Incident Management. Pipefy reicht für Prozesse mit formaler Akkreditierung nicht aus.
Technischer Support in MEZ-Geschäftszeiten mit vertraglichem SLA ab Business und Daten in der Europäischen Union. Gegenüber dem englisch- und portugiesischsprachigen Support von Pipefy sprechen Sie stets mit jemandem in Ihrer Zeitzone.
Wenn Ihr Team innerhalb von Stunden starten möchte und der Prozess leichtgewichtig ist (HR-Anfragen, Onboarding, Einkaufsanfragen, interne Tickets) auf Basis von Formularen und einem phasenbasierten Kanban-Board, bietet Pipefy eine sehr ausgereifte No-Code-UX und eine kaum zu schlagende Time-to-Launch. Für Abläufe, die weder von iberischen ERPs, rechtsgültiger Signatur noch AEAT-Compliance abhängen, bleibt es eine solide und agile Option.
Wenn Sie zudem weder Standard-BPMN, eine Regel-Engine, eIDAS-Signatur noch garantierte EU-Daten benötigen und vor allem die Einfachheit eines vom Team geteilten Kanbans schätzen, wäre der Einsatz eines vollständigen BPM wie Dokuflex Over-Engineering: Der funktionale Gewinn würde die Reibung der Einführung einer tieferen Plattform nicht aufwiegen. Dokuflex kommt ins Spiel, wenn der Prozess ernsthaft und reguliert wird.
Ein abgegrenztes Pilotprojekt zur Validierung der Migration anhand von 5-10 realen Pipes, bevor Pipefy abgeschaltet wird.
Bestandsaufnahme aktiver Pipefy-Pipes: Phasen, Formularfelder, Automatisierungen und Konnektoren. Wir identifizieren die 5-10 kritischsten für den Piloten.
Jede Pipe wird als BPMN-2.0-Prozess in Dokuflex modelliert: Kanban-Phasen zu Aufgaben und Gateways, Felder zum Datenmodell und bedingte Regeln zur Regel-Engine.
Bereitstellung von 5 Flows in einer Testumgebung, parallele Ausführung gegen Pipefy, Vergleich von Ergebnissen und Metriken (Zeiten, Fehler, Nachvollziehbarkeit).
Kontrollierter Cutover: Abschaltung der Pipefy-Pipes, Aktivierung des Dokuflex-SLA und Migrationsplan für die übrigen Prozesse nach Priorität.
Pipefy modelliert Prozesse mit proprietären Pipes und Kanban-Boards, ein hervorragender Ansatz, um innerhalb von Stunden mit leichtgewichtigen, formularbasierten Flows in Operations, HR oder Einkauf zu starten. Dokuflex ist ein BPM, das mit dem OMG-Standard BPMN 2.0 modelliert und eine Geschäftsregel-Engine hinzufügt, konzipiert für komplexe Back-Office-Workflows mit Validierungen, bedingter Verzweigung, Audit und Nachvollziehbarkeit. Der praktische Unterschied: Wenn der Prozess kein Kartenboard mehr ist und formale Governance, rechtsgültige Signatur und Compliance benötigt, liefern der BPMN-Standard und die Regeln von Dokuflex die Tiefe, die Pipes nicht erreichen.
Pipefy enthält weder native eIDAS-Signatur noch AEAT-zertifizierte Digitalisierung: Diese Schritte erfordern die Integration externer Anbieter wie DocuSign und Eigenentwicklung. Dokuflex integriert die eIDAS-Signatur (biometrisch, OTP, Zertifikat und qualifiziert) sowie die AEAT-zertifizierte Digitalisierung mit Doku4Invoices und VERI*FACTU-Übermittlung nativ, innerhalb desselben BPMN-Prozesses. Für spanische Unternehmen mit steuerlichen Pflichten und Verträgen, die rechtsgültig unterzeichnet werden müssen, vermeidet diese native Integration die Orchestrierung mehrerer Drittwerkzeuge.
Ja. Die unterstützte Migration von Dokuflex beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Pipefy-Pipes, Phasen, Felder und Automatisierungen. Jede Pipe wird auf einen BPMN-2.0-Prozess in Dokuflex abgebildet: Die Kanban-Phasen werden zu Aufgaben und Gateways, die Formularfelder zum Prozessdatenmodell und die bedingten Regeln zur Geschäftsregel-Engine. Für typische 5-15 Pipes dauert das Pilotprojekt 2 Wochen und läuft parallel, bevor Pipefy abgeschaltet wird.
Pipefy hat brasilianische Wurzeln und arbeitet hauptsächlich auf Englisch und Portugiesisch; die Oberfläche ist ins Spanische lokalisiert, doch technischer Live-Support auf Deutsch oder Spanisch in MEZ-Geschäftszeiten gehört nicht zum Standard. Dokuflex bietet muttersprachlichen Support auf Spanisch sowie Geschäftsbetrieb auf Englisch und Deutsch durch technisches Personal in Europa, mit vertraglichem SLA ab dem Business-Plan, sodass Fach- und IT-Teams stets mit jemandem in ihrer Sprache und Zeitzone sprechen.
Dokuflex hostet die Daten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, konform mit der DSGVO (EU 2016/679), mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Mandantentrennung und Auditprotokollen. Pipefy speichert die Daten je nach gebuchter Region, die außerhalb der EU liegen kann. Für regulierte Prozesse vereinfacht die Garantie der EU-Datenresidenz die Einhaltung der DSGVO und der Anforderungen des öffentlichen Sektors.
Dokuflex arbeitet ausgerichtet an der spanischen Kategorie Mittel des nationalen Sicherheitsrahmenwerks (ENS) und an den Kontrollen von ISO/IEC 27001. Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet, mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Mandantentrennung, Auditprotokollen und dokumentiertem Incident Management. Kundenspezifische Dokumentation wird unter NDA während des kommerziellen Prozesses bereitgestellt.
30-minütige geführte Demo zu Ihren realen Pipes. Unverbindlich, auf Deutsch, Englisch oder Spanisch, mit einem Dokuflex-Techniker.