Descubre en este post todo lo que debes saber sobre los la firma digital para tu empresa. Un sistema de firmas digital es algo imprescindible en cualquier empresa: a la seguridad jurídica de una firma digital frente a una tradicional, se une la facilidad de envío de documentos por medios digitales, el ahorro de papel y la aceleración de los procesos de firma.

¿Qué es la firma digital?

La Firma Digital es el conjunto de datos electrónicos que permite firmar electrónicamente un documento en formato electrónico de forma legal con la misma validez que una firma manual (rúbrica) de un documento físico en papel. Consecuentemente desde el punto de vista legal ambas firmas son equiparables.

La firma digital consigue tres objetivos: 

  • Identificar inequívocamente al firmante porque sólo puede firmar quien esté en posesión de las credenciales correspondientes. 
  • Asegura que el documento firmado permanece con su contenido original inalterado de cuando fue firmado, por lo tanto, no ha sufrido manipulación o alteración alguna, con lo que queda asegurada la integridad del documento a lo largo del tiempo. 
  • Los datos utilizados en la firma digital son únicos y exclusivos identificando al firmante por lo que, a posteriori, el firmante no puede negar la firma realizada, es decir, con la utilización de la firma digital se evita el repudio del documento firmado. 
Firma digital en la empresa
Firma digital en la empresa

Beneficios de la firma digital para las empresas 

Dentro de los procesos de gestión y tramitación documental, la firma digital es un elemento clave porque permite: 

  • La firma de los documentos de una forma deslocalizada e inmediata, sólo es necesario tener acceso al documento electrónico para poder realizar la firma digital del mismo. 
  • Agilizar las tramitaciones porque no es necesario el “movimiento de papel” y la tramitación gestión se puede controlar por medio de flujos establecidos de tramitación y autorización.  
  • Poseer tantas copias, destinatarios o firmantes como se desee porque el documento es digital. 
  • Queda registrada la fecha/hora real de la firma del documento sin posibilidad de falsear (adelantar o atrasar) la misma. 
  • La firma digital le proporciona al documento una validez legal idéntica al documento en papel firmado de puño y letra, y es aceptada en todos los negocios jurídicos tanto privados como públicos. 

Ejemplos de uso de firma digital en las empresas

En Recursos Humanos

Muchas son las ventajas de usar una solución de firma digital en el área de Recursos Humanos. El hecho de no tener que imprimir documentos confidenciales como contratos para que sean firmados hace que aumente la seguridad de los procesos de la empresa.

También hace más fácil el almacenamiento de toda la documentación relativa a los empleados.

Por último, si una de las personas que tiene que firmar los documentos se encuentra en una oficina o localización distinta, el tiempo del proceso de firma se reduce drásticamente.

Retail y e-commerce

En un mundo cada vez más digital, el hecho de contar con una solución de firma digital para empresas integrada con tus procesos y tu sistema de gestión documental como es el caso de Dokuflex, va a hacer mucho más fácil la gestión de cobros y pagos y de alta de clientes y proveedores.

Se acabó el tener que gestionar los procesos por email, mandar documentos para firmar como adjuntos o escribir para recoger la información necesaria para la creación de un contrato. Con la solución de firma digital, combinada con el Business Process Management para gestionar procesos puedes configurar el flujo de recopilación de información, la firma e integrarlo con tus herramientas para no tener que perder tiempo haciendo follow up y en tareas manuales.

Compras o procurement

Un departamento de compras se beneficiará enormemente de poder digitalizar toda la gestión de su documentación, además de poder contar con una solución de firma digital integrada con sus procesos. La gestión de proveedores, el pago de adquisiciones, la firma de albaranes y en general el manejo de una gran cantidad y variedad de documentos se hará de forma mucho más fácil, segura y eficiente, con un uso mínimo de papel y evitando tareas manuales y errores humanos.

 

Los sellos de tiempo 

Los sellos de tiempo son un proceso que deja constancia de la fecha/hora en la que se ha producido un evento o una acción. Para ello, se incorpora a los procesos la participación de entidades certificadoras de sello de tiempo que son Entidades Terceras de Certificación de Confianza.   

Los sellos de tiempo no solamente son utilizados de forma integrada en la firma digital para empresas, sino que también son utilizados en aquellos procesos en los cuales debe quedar rigurosamente constatado la fecha/hora en que se llevó a cabo la acción o actividad que se registra con el sello de tiempo. 

La seguridad del Doble Factor de Identificación en las empresas 

A tenor de la posibilidad de que no se produjera en los aplicativos una usurpación de identidad de un usuario, es imprescindible reforzar la seguridad de los sistemas. Para ello no basta con el método habitual de las credenciales de acceso a los sistemas o de autorización (Usuario y Contraseña). Cada vez es más necesario la implantación de un Doble Factor de identificación consistente en la recepción por una vía diferente al aplicativo bien por correo electrónico o por vía teléfono) de un código de validación tipo Token (aleatorio y con validez corta de tiempo) que se ha de introducir en el aplicativo para ser validado reforzándose con esta validación  la seguridad de la operación o acción que se esté llevando a cabo.    

Firma digital en la empresa
Firma digital en la empresa

Los sistemas biométricos de autenticación de los usuarios 

Hoy en día los sistemas de identificación y autenticación de los usuarios van evolucionando, y el uso de credenciales de identificación convencionales están dando paso a sistemas más sofisticados basados en las características físicas del propio individuo. Nos estamos refiriendo a los sistemas biométricos de identificación. Como sistemas biométricos podemos considerar: la huella digital, el registro de la voz, el reconocimiento facial o del iris del ojo, la firma manual sobre una pantalla sensible, etc. 

Todos estos sistemas biométricos utilizan tecnología que es capaz de reconocer el elemento físico en cuestión, extraer parámetros únicos para cada persona de forma que se puede comparar y autenticar a la misma. Esta autenticación opera como si de la introducción de una credencial se tratase sólo que, en este caso, no es necesaria ni posible cambiarla periódicamente y no puede ser replicada o copiada por un tercero porque cada individuo es único, y como tal, sus propios parámetros biométricos. 

Ventajas de la identificación biométrica en la firma digital para empresas 

La utilización de medios de identificación biométricos proporciona: 

  • Alta fiabilidad en la identificación porque las características biométricas de cada persona son únicas. 
  • La seguridad de que no existe la posibilidad de proporcionar las credenciales a otra persona o que las credenciales puedan ser copiadas y utilizadas suplantando la identidad de la persona legitimada. 
  • El usuario no tiene necesidad de recordar, renovar o cambiar periódicamente sus credenciales ni de guardarlas en algún lugar donde puedan ser descubiertas por un tercero. 

Beneficios de la firma digital

  • Se agilizan las gestiones de procesos, debido a que se pueden validar en línea diversos documentos.
  • Se pueden consultar de forma electrónica todos los documentos procesados.
  • Aumenta la competitividad, debido a los rápidos manejos en la gestión.
  • Da bastante confiabilidad, confidencialidad y seguridad en la información.
  • Validez con difícil repudio.
  • Asegura y valida la identidad y la auditoría del firmante, así como la integridad que posee un documento electrónico.
  • Tiene mejores garantías legales que una firma manuscrita.
  • Se pueden procesar varios documentos de una forma más rápida.
  • Se puede firmar sin estar en un acto presente, lo que no implica un traslado físico. Al evitarse los desplazamientos se ahorra mucho tiempo
  • Ahorro de costos y efectividad.
  • Los documentos se pueden archivar de manera digital evitando el papel, lo que es un ahorro en costo y en espacio. Además esta forma de archivarlo permite localizar los archivos y los documentos de una manera más sencilla y rápida, gracias a las diferentes herramientas de búsqueda que ofrece la informática.
  • No hay problemas con las distancias, una persona podrá firmar un documento así se encuentre en otra ciudad o incluso en otro país. Lo que ayuda a darle más eficiencia y rapidez al trámite.
  • Sin duda es mucho más segura que la firma manuscrita, pues es mucho más complicado suplantar una identidad.
  • Eliminación del consumo del papel y tinta, lo que se ve reflejado en ahorros de costos tangibles y a su vez ayuda al planeta a reducir la tala de árboles.

Así se puede decir que las tres características y ventajas principales de implementar una firma digital son los siguientes:

  1. No repudio: en ningún momento el firmante puede negar que fue quien realizó dicha firma ni el contenido del documento.
  2. Integridad: se puede asegurar que toda la información contenida no ha sido modificada en ningún momento después de haber sido firmado.
  3. Autenticación: se puede comprobar que quien firma es quien dice ser.

Dokuflex,  una solución aprobado por la Aeat ,Agencia Tributaria Española para automatizar la gestión integral de las facturas y tickets de gastos.

Una demo de firma digital para tu empresa

Dokuflex tiene un sistema de gestión documental que incorpora la firma digital, junto a los sellos de tiempo, la validación con Doble Factor y la utilización de elementos biométricos de autenticación. Por ello, sus usuarios se pueden beneficiar de las ventajas de la agilización en la tramitación, la operatividad de forma deslocalizada, la validez y no repudio de las firmas electrónicas, la seguridad del Doble Factor, la comodidad y no suplantación por los medios biométricos de reconocimiento del usuario.   

Si quieres que te hagamos una demo sobre cómo la firma digital puede ayudar en tu caso de uso y al mismo tiempo integrarse con tus procesos de negocio, ponte en contacto con nosotros y agenda una demo ahora. 

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