En un momento en que las empresas están en plena transformación digital, existen problemas en las empresas que impiden que los trabajadores puedan ser todo lo eficientes que les gustaría y que la empresa pueda emprender un verdadero camino de transformación digital.
En este artículo echamos un vistazo a los principales retos de las empresas y te contamos de forma sencilla cómo puedes resolverlos.
Índice de contenido
La gestión manual de recibos
Dificultar el acceso a la información
Falta de una solución de firma digital
Falta de herramientas de colaboración
Largos ciclos de desarrollo
Dependencia del papel
1. La gestión manual de recibos:
En las empresas se hacen compras y pedidos, lo que genera una gran cantidad de facturas. En el caso de España, Hacienda obliga a guardar las facturas con propósitos contables.
Muchas empresas no disponen de una solución digital para gestionar las facturas, pagarlas e integrarlas con sistemas de gestión financiera como un ERP.
A veces, el no disponer de un software puede hacer que los equipos de contabilidad o administración gasten cientos de horas introduciendo información en sus sistemas, siguiendo las facturas alrededor de todo su ciclo de aprobación, almacenándolas o haciendo balance de qué falta por pagar.
SOLUCIÓN: Para automatizar y digitalizar tus facturas necesitas un software que sea capaz de:
- Digitalizar los tickets de gastos haciendo una simple fotografía
- Extraer de forma automática la información de cada ticket
- Ser capaz de seguir un proceso predeterminado de aprobación de un ticket o factura donde esta es enviada a los responsables de aprobar, validar y archivar el gasto
- Configurar notificaciones, alertas e incluso poder crear un panel de control para tener visibilidad del estado general e individual de tus diferentes documentos.
Dokuflex dispone de una potente herramienta para la gestión de tus facturas. Si necesitas ayuda en este área te damos más información aquí.
2. Dificultar el acceso a la información:
Las empresas almacenan en su día a día mucha cantidad de información en diferentes soportes: documentación de proyectos, propuestas comerciales, albaranes, recibos de compras, etcétera. Unos pueden tener un uso documental y necesitarán ser consultados para el buen desarrollo de las funciones de la empresa. Otros simplemente necesitan ser conservados de forma segura.
La falta de un sistema adecuado de gestión documental puede hacer que los equipos tengan problemas a la hora de encontrar la información relevante para llevar a cabo sus proyectos (o incluso saber que esta información existe).
También, la falta de un sistema para organizar y almacenar la información de forma adecuada plantea problemas de seguridad. A falta de políticas claras, la información se almacenará de forma informal y se enviará en muchos casos por email a colaboradores externos o internos, con los riesgos que ello conlleva.
SOLUCIÓN: A la hora de aprovechar y gestionar la gran cantidad de información y creciente volumen de documentos, una empresa necesitará contar con un software que les asegure estas funcionalidades:
- Un sistema capaz de indexar y localizar la información necesaria a los equipos que la necesiten
- Un control de versiones para garantizar la trazabilidad documental
- Un control de accesos con determinados roles cada uno con unas necesidades y un poder de acceso y edición determinados
- La posibilidad de compartir información de forma segura con colaboradores externos e internos
- La posibilidad de prescindir totalmente del papel y potenciar soluciones digitales que permitan ahorro de espacio de almacenaje
- Soluciones de colaboración documental entre equipos
- Acceso seguro desde determinados aparatos o IPs
Si quieres que te aconsejemos sobre nuestras soluciones de gestión documental, puedes encontrar más información aquí.
3.Falta de una solución de firma digital:
Las soluciones de firma digital son relativamente nuevas en el panorama empresarial, pero se han convertido en algo fundamental en los procesos empresariales.
La falta de una solución de firma digital implica que la firma ocurrirá o bien en papel o bien mediante una firma digitalizada (copiada y pegada como imagen en un documento), con los problemas de seguridad que ello conlleva. Una firma no digital no tiene valided jurídica y será difícil demostrar la autoría del firmante si fuera necesario.
Si la firma sucede en papel, la brecha de seguridad puede ser aún mayor pues habrá en la oficina muchos documentos confidenciales en proceso de firma, en escritorios o archivadores al alcance de cualquiera.
Contar con un sistema de firma digital, pero no integrado con los procesos de la empresa solucionará alguno de los problemas, pero no será una solución global para ahorrar tiempo y digitalizar de forma completa el proceso.
SOLUCIÓN: una empresa necesitará de un sistema de firma digital que reúna las siguientes características:
- Firma digital disponible para colaboradores externos e internos que les permita acabar con la firma en papel o firma digitalizada, el papel en la oficina o con sistemas de firma en plataformas externas no integradas con las herraminentas y documentos de la empresa
- Integrada con sus procesos digitales y herramientas
- Con un sistema de notificaciones y recordatorios para asegurar el avance de los proceso de firma
- Con un sistema de visualización o panel de control
- Aprobada y homologada por la agencia tributaria
- Integrada con las principales herramientas empresariales
- Integrada con móvil y tablet para poder firmar desde cualquier aparato y lugar
Si quieres saber más sobre los sistemas de firma digital de Dokuflex puedes encontrar más información aquí.
4.Falta de visibilidad y cooperación:
En organizaciones grandes, es muy común que haya equipos que trabajan en “silos”, lo que puede generar problemas de eficiencia como por ejemplo dos equipos diferentes trabajando en el mismo proyecto sin saberlo. También problemas de falta de eficacia si dos departamentos no se relacionan con la asiduidad que deberían a la hora de trabajar juntos.
Va en el interés de todos el contar con una herramienta que sea capaz de integrar todos los procesos digitales, y a la vez que pueda conectarse de forma fácil con el resto de herramientas de la organización.
Estos son algunos ejemplos de interconectividad que pueden ayudar a tu organización a tener más claridad, a trabajar más homogéneamente, a usar y pagar por menos sistemas y a reducir el tiempo empleado en tareas de poco valor añadido:
- Sistema de RRHH que integre la base de datos de empleados con el sistema de reclutamiento, control de horas y demás herramientas del ciclo de vida de Recursos Humanos
- Integración de los flujos de tickets y facturas con tu ERP
- Integración de sistemas de BI en tus procesos de trabajo
- Integración de los procesos digitales con soluciones de gestión documental
SOLUCIÓN: Todas las aplicaciones de Dokuflex están interconectadas entre sí, cogiendo todo lo bueno de una red social corporativa pero con mayor seguridad.
5. Largos procesos de desarrollo:
Uno de los mayores problemas de las empresas es dar una respuesta tecnológica rápida y acertada a sus necesidades internas de software. Así, cuando una empresa detecta necesita desarrollar una aplicación o feature, a menudo los ciclos de desarrollo son demasiado largos y el tiempo de salir al mercado o vender un nuevo servicio se dilata en el tiempo.
Dokuflex desarrolla todas sus soluciones como una plataforma low-code, lo que significa que el trabajo nunca empieza desde cero: muchas partes del código, que en un escenario normal tendrían que hacerse a mano, con Dokuflex parten de una buena base para acelerar al máximo posible el tiempo de desarrollo.
SOLUCIÓN: Hacer uso del low-code para agilizar tus desarrollos y acortar drásticamente el «time-to-market» hará a tu empresa mucho más competitiva y capaz de destacar en su sector y en su mercado.
6. Dependencia del papel
El uso, o excesivo uso del papel suele ser un problema cultural que viene a contarnos que en una empresa no están aprovechando las herramientas digitales a su alcance para ser todo lo productivos que podrían.
Algunos ejemplos pueden ser
- Impresión de tickets y facturas para su aprobación en vez de tener una gestión digital de los mismos
- Llevar la lista de tareas de forma individual en agendas en lugar de contar con un sistema o software de colaboración empresarial
- Conservar documentos sobre los empleados como contratos, nóminas y demás documentos en lugar de contar con una plataforma para gestionar la información
Las empresas líderes en su sector dejaron de usar papel hace ya muchos años y en algunas ocasiones tienen incluso una política interna que prohibe su uso de forma individual.
El creciente interés medioambiental por el bienestar de nuestro planeta hace que muchas empresas vean el prescindir de papel también como una contribución a no consumir recursos perecederos.
Auditoría digital gratuita
Si tienes algunos de estos problemas y te gustaría hablar con nosotros y ver cómo te podemos ayudar a ser más eficaz en el día a día de tu organización, y formar parte de la transformación digital, contacta con nosotros para una agendar una auditoría gratuita usando el siguiente widget: