Teletrabajo, ¿una medida impuesta o una mejora de los procesos de trabajo?
La situación del contexto social está haciendo que herramientas informáticas que se tenían a disposición pero que no eran muy utilizadas, estén tomando un nuevo protagonismo en el desempeño laboral, debido al impulso que ha tenido la implantación de la posibilidad del trabajo deslocalizado y el Teletrabajo añadiendo nuevas formas de interactuar y de hacer las cosas.
El Teletrabajo se podía entender inicialmente que era una forma de trabajar impuesta por las circunstancias sociales, pero la realidad constatada es que estas circunstancias sólo han posibilitado romper de una forma obligada y forzada la barrera de la resistencia al cambio de las Organizaciones, pero una vez superado este paso se está evidenciando que el Teletrabajo es una forma muy recomendable de trabajar por los beneficios que conlleva la misma.
La problemática a resolver
En las oficinas, forma parte de la actividad cotidiana convencional el conocer dónde está ubicada cada tipo de información y qué hacer con ella, y si se desconoce, saber quién posee ese conocimiento o experiencia para dirigirles las preguntas y obtener las respuestas necesarias.
La posibilidad de realizar el desempeño laboral en modalidad de Teletrabajo o deslocalizado puede llegar a limitar en gran medida la compartición y fluidez de este tipo de conocimiento, incluso mermar la capacidad de la interrelación humana y social de los componentes de los equipos de trabajo.
Se deben de implantar soluciones software que posibiliten la creación de entorno de trabajo deslocalizados y que eliminen los problemas inherentes a dicha deslocalización espacial y temporal de los miembros de los equipos de trabajo.
¿Soluciones software inteligentes para la implantación del Teletrabajo?
La solución más eficaz para estas situaciones es la implantación de sistemas de Gestión Documental que permite el trabajo colaborativo, distribuido y eficiente. El éxito de este tipo de herramientas reside en proporcionar todo lo necesario para el desempeño de la actividad tales como:
- Repositorios de Información centralizada y categorizada según la estructura que sea la más adecuada para el tipo de información que se esté gestionando, esto permite la localización de la información en sus diferentes estadios y versiones, de una forma sencilla y ágil, al mismo tiempo, que existe la seguridad que los miembros de la organización y de los equipos trabajan con la última versión de los documentos.
- Procesos Documentales que incorporan la creación de flujos de trabajo dinámicos y automatizados, división y generación de tareas y con asignación de las mismas, con ello, se garantiza el seguimiento proporcionando visibilidad, en cada momento, en qué estado se encuentra la tarea, quién es el responsable o los requisitos que se han de cumplir para el avance en el flujo de trabajo. Este proceder unifica el tratamiento de la información y la gestión de las documentaciones.
- Gestión del Conocimiento, Knowledge Management o Wikis, repositorios de información dirigidos a poner al alcance de los miembros de la organización el conocimiento adquirido o establecido en la organización, necesario para reducir la Curva de Aprendizaje de forma autónoma de individuo, facilitando la búsqueda y localización de la información complementaria para la realización de las actividades.
- Establecimiento de Políticas y Procesos Operativos en los cuales se establezcan las directrices y las formas en que se han de llevar a cabo las actividades, así como los puntos de control necesarios para la calidad, auditoría interna y seguimiento de las tareas.
- Establecimiento CheckList o Listas de Control que cumplimentan a las actividades de control, además de facilitar la ejecución de las actividades porque pueden llegar a establecerse como un elemento guía para el desarrollo de la actividad, como documento de verificación y constatación de la labor realizada y de los resultados obtenidos.
- Gestión de Avisos y Alarmas automatizado de forma que se puedan activar recordatorios, avisos y alarmas a los componentes y miembros de los equipos de trabajo, facilitando el seguimiento y cumplimento de las fechas y objetivos, evitando con ello que los temas se queden enquilosados y que no fluyan.
- Entornos de Comunicación que posibilitan la comunicación eficaz u ágil entre los componentes de los equipos por medio de herramientas de videoconferencias que vienen a sustituir a las reuniones de trabajo presenciales o de mensajería instantánea interna de la empresa que sería equiparable a las conversaciones más interactivas del día a día de la oficina.
El Teletrabajo ha llegado para quedarse
Todos estos elementos que incorporan los sistemas Colaborativos y de Gestión Documental hacen que el Teletrabajo sólo sea una forma diferente de ejecutar el desempeño laboral, tan eficaz y eficiente o más que la forma convencional. Su implantación se está generalizando y aunque desaparezcan las circunstancias que motivaron su aplicación extensiva no desaparecerá del contexto laboral por los beneficios intrínsecos que aporta.
Beneficios del Teletrabajo
Con aplicación del Teletrabajo se eliminan los desplazamientos de los trabajadores, se reducen los costes de fijos de los inmuebles e infraestructuras empresariales y, sobre todo, facilita la conciliación de la actividad laboral con la vida personal y contribuye a incrementar la autorresponsabilidad de los propios trabajadores.
Dokuflex como aplicativo de Gestión Documental proporciona a sus usuarios un entorno de trabajo integrado perfecto para la implementación de la modalidad de Teletrabajo, puesto que proporciona los componentes necesarios para ello y su arquitectura basada en el trabajo en la nube contribuye a las deslocalización espacial y temporal de las actividades a realizar por la Organización y sus componentes.