Si estás intentando entender cómo una solución de BPM puede ayudarte en tu día a día empresarial, has llegado al sitio adecuado. Dokuflex no es un BPM al uso, sino un conjunto de módulos con soluciones de BPM que logran adaptarse 100% a tu situación y caso de uso con una implementación compleja, ágil y rápida.

Pero, ¿qué es un BPM?

Un BPM o Business Process Management del inglés Gestor de Procesos de Negocio, es simplemente un tipo de software que se encarga de descubrir, modelar, analizar, medir y optimizar los procesos de negocio de un a organización. En general se le llama BPM a cualquier método usado para controlar mejor los procesos en una empresa. 

La implementación de un software de BPM siempre significa una mejora sustancial en los procesos de negocio.  Aquí te explicamos las mayores ventajas de la implementación de un software de BPM.

¿En qué se diferencia un BPM de un gestor de tareas o proyectos?

En realidad son dos cosas bastante diferentes: mientras que un BPM pretende ser un sistema transversal para la gestión total de un proceso de negocio, un gestor de tareas es un sistema para que un conjunto de empleados tengan claridad en qué tienen qué hacer o qué trabajos les han sido asignados. 

Así, normalmente en un gestor de tareas tendremos una lista de cosas por hacer, con un dueño y con una fecha en que deben ser completadas. Frente a esto, un BPM es un flujo de trabajo que sucede en pasos hasta llegar a su consecución siguiendo unas reglas previamente definidas y donde determinadas personas realizarán funciones que previamente les han sido comunicadas de una forma precisa. 

En cuanto a un gestor de proyectos, suele usarse para cuando tenemos que realizar una tarea o proyecto de forma puntual, a veces una sola vez y con flujos de trabajo impredecibles o menos predecibles. Así, la gestión del proyecto se basará en crear una lista de tareas por primera vez, y asignarlas a departamentos o propietarios e intentar que transcurran por los cauces esperados. 

¿Es lo mismo un BPM que un ERP?

Si bien alguna vez pueden confundirse, un ERP es una herramienta de almacenamiento de datos de diversas áreas. Piensa en un ERP como en un repositorio de información de una empresa ya sea ésta fiscal, financiera, de recursos humanos o de cualquier otra área del negocio.

En el caso del BPM, si bien pueden tener bases de datos relacionadas con loso procesos, su fin principal es ser un software no para el almacenaje de información sino para el diseño de procesos de trabajo destinados a conseguir un objetivo. 

BPMs y ERPs trabajan juntos para lograr mayor efectividad. Por ejemplo en el caso de la gestión de facturas y tickets de gastos, primero se modelaría el flujo de aprobación en una herramienta de BPM como Dokuflex, que mandaría el ticket desde la persona que lo introdujo en el sistema al encargado de aprobarlo y gestionarlo y el último paso sería el almacenaje del mismo en el ERP. 

Pasos para crear un proceso de negocio en tu BPM 

1. Diseña

Diseña tu proceso de negocio en un software de BPM: normalmente tendrán un interfaz gráfico donde gracias a la tecnología low-code podrás dibujar tu flujo sin necesidad de tener conocimientos técnicos. Dibuja el proceso, crea los diferentes atributos y roles que lo conforman y asigna las tareas que tendrán qeu realizar cada uno de ellos. 

2. Modeliza

Una vez tienes el proceso respresentado, añade detalles como recordatorios, condicionantes y crea una secuencia de evntos clara. 

3. Lanza

Lanza el proceso y pruébalo en un entorno real: serás capaz de empezar a recoger datos y entender mucho mejor qué ha pasado, cómo de exitoso ha sido, qué esperabas que pasara y no ha pasado, etcétera

4. Mide

Una de las ventajas de un BPM es la cantidad de información que recogen: esto te será muy util a la hora de seguir mejorando el proceso, maximizar los recursos o detectar cuellos de botella

5. Optimiza

Los BPM te dan una gran flexibilidad para hacer cambios de forma rápida: dedica un tiempo a la mejora de cada uno de tus procesos en tu BPM sobre todo en los días posteriores a su lanzamiento para poder aprovechar todas las oportunidades y lograr más eficiencia

10 razones para implementar un BPM

1. Mejora el desempeño: la implementación de un BPM produce mayor eficacia y eficiencia en la organización. Esto se debe a que la digitalización de los procesos de negocio frente a su gestión de forma manual da las herramientas para entender y mejorar, crea posibilidades de automatización y permite la mejora contínua y la eliminación de cuellos de botella. 
2. Mejora la visibilidad: un BPM permite hacer un buen análisis de la situación por la que esté pasando la empresa, sus procesos, sus objetivos, la tecnología y todo el capital humano, lo que revela ineficacias o elementos o departamentos que no están siendo utilizados como deberían. 
3. Alineamiento de estrategias en la organización: El hecho de que un BPM sea una herramienta transversal que se enfoca en procesos y no en departamentos hace que normalmente genere sinergias y una mejor conexión entre áreas que podían estar trabajando en silos antes de su implementación
4. Transparencia en procesos: al estar los procesos predefinidos  en un BPM para que transcurran de una forma determinada, y al saber cada trabajador su función y tareas dentro de los mismos permite en muchos casos trabajar con mucha mejor transparencia y elminiar bias de desempeño. Todo puede ser medido y estudiado con datos cuantitativos recogidos por el sistema y se pueden generar cuadros de mando para conseguir una mayor visibilidad
5. Documentar y ordenar los procesos de la organización: implementar un BPM hace que las empresas tengan más claros los procedimientos que deben seguir, logrando así unas mejoras en la eficiencia y productividad así como en el flujo de la documentación y la disponibilidad de la misma.
6. Evitar riesgos: un sistema de BPM bien configurado será capaz de simular situaciones o procesos que podrían darse en su día a día real y preparar sus procesos acorde con ello
7. Control en tiempo real: implementar este software permite acceso a la información en tiempo real, lo que es bastante efectivo para poder hacer un buen seguimiento de lo que está pasando en la organización y hacer un buen monitoreo. 
8. Reducción de costes: al implementar un BPM se dan mejoras en la eficiencia y una reducción de las tareas manuales que redundan en la reducción de costes de la organización.
9. Identificar cadena de valor: al conocer los procesos primarios y qué gestión se requiere, se le puede dar más realce a la cadena de valor de la organización.
10. Tiempos de respuesta: gracias al flujo de información que permite un BPM se ayuda a agilizar tiempos de repuesta. De esta manera todos los participantes que involucrados en el proceso, recibirán notificaciones a tiempo de los procesos y así podrán realizar acciones pertinentes  en el momento correcto. 
11. Optimización: el BPM optimiza la productividad de la organización puesto que ayuda a identificar tareas y procesos innecesarios y desecharlos. Hay decisiones que pasarían a ser automáticas permitiendo así un mejor uso del tiempo de los trabajadores. 

Si te estás planteando la necesidad de implantar un software BPM en tu empresa y quieres saber más como un software de BPM puede ayudarte a conseguir la excelencia empresarial, agenda una sesión de consultoría gratuita para ver cómo podemos ayudarte en el siguiente widget.