¿Por qué implementar una gestión documental avanzada?
La gestión documental la podemos entender como un conjunto de varias actividades que buscan un buen procesamiento, manejo y planificación de los documentos en una organización. Estas actividades son tanto de tipo técnico como administrativo y tienen como fin facilitar la utilización, manejo y conservación de los documentos.
Debido a que todas las organizaciones, tanto de carácter público como privado, reconocen que la documentación es fundamental para tener una buena gestión y para tomar decisiones, cada vez se designan más medios para lograr una gestión documental avanzada.
Es de entenderse que las organizaciones y empresas deben ir a la vanguardia y deben ir adaptándose a las nuevas tecnologías y tendencias, la gestión documental no se queda atrás y ahora se le da a la información un manejo mucho más tecnológico y electrónico.
¿Por qué buscar programas o empresas para que le ayuden con su gestión documental avanzada?
- Los documentos muchas veces son archivados y acumulados sin ningún criterio de expertos en archivística.
- Es posible que usted ni siquiera conozca la información que tiene y almacena.
- Según las leyes de cada país no todo hay que almacenarlo y hay documentos que ya pueden haber caducado. Así que usted puede estar guardando información basura que no tiene ninguna utilidad.
- Es importante que se le facilite el acceso a su información de una forma segura y sencilla.
- Se debe tener claro los espacios físicos y tecnológicos para almacenar la información.
¿Qué ventajas hay en tener una gestión documental avanzada?
- Puede tener acceso de una manera eficiente a toda la información de sus documentos y archivos.
- Su información estará almacenada de una manera muy segura y conservada (hay información que se puede necesitar por muchos años).
- Mejor relación con los clientes, ya que al tener automatizada la información, será más fácil entregarla a éstos cuando lo requieran.
- Un factor clave es que se verá aumentada la productividad de la empresa al reducir los tiempos de los procesos.
- Con la digitalización de los documentos lograría reducir mucho espacio en su oficina o incluso ahorrarse alquileres de otros espacios.
- Saber con más claridad dónde se encuentra su información, le puede dar más tranquilidad. Podrá saber con más exactitud dónde está lo que necesita.
- Los empleados optimizarán su trabajo, debido que ya sabrán con facilidad a dónde deben dirigirse para encontrar información y no tendrán que buscar esta en diferentes departamentos y lugares de la organización.
- El workflow o flujo de trabajo, da la posibilidad de definir procesos de los documentos e incluso darles un ciclo de vida de manera automatizada.
- Recuperar todos los archivos de forma electrónica (muchos en su estado físico pueden estar muy deteriorados).
- Lograr una excelente indexación para la búsqueda de los archivos.
Dokuflex presta soluciones para lograr una excelente gestión documental avanzada. Su idea es proporcionar ayuda para organizar los documentos de las empresas en un almacenamiento seguro con fácil acceso. Si su empresa está en crecimiento, Dokuflex es el lugar correcto para usted.