Чтобы создать хорошую расходную ведомость, необходимо соблюдать несколько пунктов

В предыдущих статьях мы упоминали о том, что расходная ведомость представляет собой документ, являющийся инструментом для осуществления контроля расходов. Это документ, где обосновывается каждое денежное поступление в компании; это также финансовый учет расходов, позволяющий также обрабатывать их аналитически. Поэтому очень важно актуализировать информацию в ведомости и отслеживать процессы. В этой ведомости будут отражаться, среди прочих, такие расходы как: командировочные, авансовые выплаты, расходы на бензин и транспорт. Очень важный этап – разработка оптимальной ведомости расхода.

  1. Определение и политика требований: все должно быть учтено, ничего не упуская: определены процессы, концепции и максимальные расходы, которые могут возникнуть.
  2. Сбалансировать отношения между компанией и ее сотрудниками (работниками): при достижении этого уровня отношений можно минимизировать случаи дезинформации и мошенничества в ведомостях. Часто ошибки случаются ненамеренно, просто из-за некомпетентности персонала в этом вопросе. Важно убедить всех работников в том, что правильное составление расходных ведомостей может быть большим плюсом для компании.
  3. Составление таблицы расходов: производится самим работником, который ее заполняет и подтверждает все свои расходы.
  4. Контроль-аудит расходной ведомости: после того как работник уже научился составлять свою таблицу расходов, на него возлагается ответственность за подготовку и предоставление таких документов, как, например, счет-фактура. Важно иметь аудитора, который следит за правильностью заполнения ведомости и ее соответствием требованиям, установленным компанией. Эта проверка обычно проходит в конце месяца. Проверка состоит из 2 фаз: первая – это проверка на соответствие содержимого документов и расходной ведомости, и на отсутствие ошибок. Вторая – проверка и анализ ведомости расходов на ее соответствие требованиям, установленным компанией. Эти 2 проверки могут осуществляться одновременно.
  5. Бухгалтерия: аудитор может передавать проверенные и утвержденные документы в бухгалтерию для включения их в финансовую и бухгалтерскую систему компании. Этот отдел занимается также выплатами соответствующих компенсаций, при необходимости.
  6. Банковская сверка: если все расходы сотрудника оплачиваются кредитными карточками компании, можно сделать сверку банковских счетов по данным, полученных от банка, гарантируя, таким образом, контроль и учет всех расходов.
  7. Отчетность: после окончания процесса подготовки ведомости расходов, важно проанализировать информацию и все данные для принятия наилучших решений для оптимизации затрат. Чтобы делать правильные отчеты, необходимо соответствующим образом классифицировать информацию.

Наша задача в  Dokuflex – это профессиональная консультация в составлении таблицы расходов, больше информации найдете здесь:http://dokuflex.com/hoja-gastos-gestion-control-costos/

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *