La Transformación Digital. ¿Cómo comenzar en mi empresa?

La Transformación Digital es un término que utilizan las grandes consultoras de empresas mitificando un concepto que, en la práctica, muchas empresas imaginan como algo difícil y complicado de hacer realidad porque deberían afrontar un macro-proyecto soportándose en estas consultoras que, a base de papel y terminología tecnológica, hacen ver y valer lo necesario de sus elevados costes de servicios para obtener los beneficios de implantación de la Transformación Digital.

Este enfoque desanima a cualquier empresa, por lo que, que se ha de comenzar de forma paulatina y progresiva consolidando y afianzando los resultados que permitan continuar en la evolución tecnológica y organizativa que requiere la Transformación Digital.

¿Qué es la Transformación Digital?

La Transformación Digital es un concepto de innovación tecnológica y organizativa que comienza por el propio personal de la empresa y no de los aplicativos que, al final, es una consecuencia de lo anterior.

La Transformación Digital conlleva un cambio en la mentalidad y en la forma de hacer las cosas que se ha de enfocar positivamente como una forma de trabajar más dinámica, con mayor accesibilidad y flexibilidad, obteniéndose como resultado una actividad mejor coordinada y eficiente con resultados inmediatos y visibles para la organización y para el propio individuo en su desempeño.

Toda empresa que sobreviva en el mercado actual, conoce lo difícil que supone mantenerse competitivo, que obliga a la necesidad de ir cambiando y mejorando los procesos internos, considerando los medios actuales y la tecnología, redundando en la economía y la reducción de los costes, promocionando la eliminación de aquellas actividades que no aportan valor añadido a la organización, al cliente, al producto o al servicio.

En esto consiste la Transformación Digital, en el cambio de la mentalidad y la forma de trabajar de los empleados y colaboradores, en la transformación interna de los procesos y las actividades, en el aprovechamiento del potencial que brindan las mejoras prácticas los medios informáticos y la tecnología en general para conseguir cualquiera de los objetivos de la empresa.

La automatización y estandarización de los procesos hace que sea mucho más fácil la gestión y facilita la operatividad, por ejemplo, a nadie se le ocurriría en estos momentos llevar la contabilidad de una empresa o negocio a mano sin un programa informático que gestionadas y salvaguardarse esta información.

¿Cuál es la razón de que a nadie se le ocurriría realizar este trabaja a mano?

La respuesta es simple, la implantación y la puesta en práctica de las aplicaciones de Gestión de Contabilidad ha demostrado estos resultados beneficiosos, no importando la escala de tamaño o volumen de la empresa porque las soluciones son adaptables a las necesidades plantadas.

¿Cómo se afronta la Transformación Digital?

Quizás, el responsable de una empresa piense que su negocio, por sus particularidades, estructura y organización es demasiado compleja como para abortar un proyecto de Transformación Digital, porque la macro-escala de los cambios a afrontar puede ser hasta contraproducente, generar caos y desorganización, disrupciones y problemas que podrían ocasionar pérdida de eficacia e incremento de costes e improductividad hasta conseguir que los cambios fuesen realmente efectivos y eficientes.

Según la cultura de empresa en que se base o se haya desarrollado la empresa, no le faltaría razón al responsable, pero no es menos cierto que los grandes cambios comienzan por los pequeños modificaciones que, agregadas y continuadas en el tiempo, consiguen consolidar y hacer posible la transformación de las organizaciones.

La forma exitosa y de menos riesgo para afrontar la Transformación Digital sería por medio de cambios tecnológicos y organizacionales en nivel micro-escala, es decir, en temas claves focales, funcionales y puntuales que pueden tener un inicio y un fin acotado, donde los resultados puedan ser apreciables y obtenerse con inmediatez o a corto plazo tras el cambio, gestionándose como si de un proyecto se tratase con un alcance, coste y tiempo definido.

Son estos cambios, y todos los otros cambios colaterales que genera y conllevan los mismos, los que pueden hacer que la empresa sea más eficiente, económicamente más rentable y se trabaje de forma más organizada, segura, colaborativa, incrementándose la competitividad de la misma, todo ello, por medio de cambios internos propiciados por las personas y por la tecnología por lo que esta transformación no dependen en gran medida de factores externos ni de terceros sino que depende única y exclusivamente de la propia empresa, de sus medios técnicos y de su personal.

A la hora de comenzar con una Transformación Digital se ha de realizar una reflexión sobre dónde actuar y poner foco en aquellos procesos que con cambios nimios y controlados puedan obtener un resultado a corto plazo, visible y económicamente rentable. En este punto tenemos que echar mano de Pareto en la aplicación de su postulado de que “el 20% de las soluciones resuelven el 80% de los problemas”, un primer esfuerzo es necesario para ver por dónde, cómo y con qué comenzar.

Ejemplos de una Transformación Digital de procesos locales donde Dokuflex puede ayudar en esta transformación:

– Gestión sin papel: Facturas, Tickets, documentación.

– Automatización de los flujos de información, procesos y autorizaciones.

– Repositorio global documental en servidores corporativos.

– Utilización de Comunicaciones Electrónicas (EDI) con proveedores y clientes.

Sistemas de control de jornada del personal automatizados.

– Etc.

Ejemplos de Transformación Digital a nivel empresarial o corporativo.

– Introducción de ERP modular interconectado: Contabilidad, Compras, Almacén, Producción, Logística o aplicativos funcionales especializados, CAD-CAM

– Página web de la empresa, catálogo digital, soporte cliente, venta on-line.

– Intranet Corporativa, Gestor documental y Portal del empleado.

– Sistemas de análisis de datos: Informes Automatizados, Cuadro de Mandos, BI, Big Data,

– Aplicaciones Funcionales Especializadas: MES (Control de la Producción), WH (control de Almacenes), CRM, BPM, Distribución y logística.

-Etc.

Reflexión para comenzar con la Transformación Digital

A la hora de afrontar el inicio de la Transformación Digital, el enfoque más prudente y factible de la misma, es comenzar por las pequeñas transformaciones  que permitan adquirir nuevas competencias al personal y que modifiquen el contexto del trabajo y la gestión, rentabilizando y haciendo más eficientes los procesos internos de la empresa.

Este proceder no sólo minimiza los riesgos y la resistencia del cambio, las inversiones y acota las problemáticas haciendo posible a corto/medio plazo la Transformación Digital sino que también facilita la introducción de nuevas transformaciones  en el seno de la organización de la empresa.

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