Portafirmas Doku4Signatures

Portafirmas - Firma Electrónica y Digital para Empresas

Con nuestra solución Doku4Signatures podrá firma cualquier tipo de documentos sin tener que conservar el papel con totalidad validez legal.

¿Cómo funciona el Portafirmas Doku4Signatures?

Firma Electrónica y Digital para Empresas

Paso 1

Envie del Documento a firma desde cualquier sitio

Con la Solución DOku4SIgnatures puede enviar el fichero a firma desde cualquier lugar.

Firma Electrónica y Digital para Empresas

Paso 2

Visualiza el Documento y Firmarlo

Podrá revisar el documento desde cualquier dispositivo. Puede ser desde su app móviles o desde su PC. Siempre podrá leerlo y firmarlo o denegarlo

Firma Electrónica y Digital para Empresas

Paso 3

Recoge las evidencias y certifica el documento

DOku4SIgnatures recoge los datos biométricas y de contexto y conforma el documento definitivo, dotando de las máximas garantías jurídicas a la firma digitalizada.

¿Cómo funciona el Portafirmas Doku4Signatures?

Sanidad

Doku4Signatures ofrece las máximas garantías técnicas y jurídicas para la obtención de la firma de los consentimientos informados, LOPD y otros documentos de relevancia en entornos sanitarios

Administración Pública

Doku4Signatures es el complemento perfecto a los sistemas de administración electrónica desplegados en Ayuntamientos y otras Administraciones Públicas cuando la tramitación de los expedientes se realizan de forma presencial en las dependencias públicas. Los ciudadanos pueden firmar manuscrítamente

Recursos Humanos

Doku4Signatures ofrece las máximas garantías técnicas y jurídicas para la obtención de la firma de los consentimientos informados, LOPD y otros documentos de relevancia en entornos sanitarios

Distribución

Actualmente, la aceptación de los albaranes de entrega de los envíos se gestionan manualmente con firma manuscrita en papel. El sistema de firma en movilidad de Doku4Signatures permite la eliminación del papel, lo que supone un importantísimo ahorro dado el gran volumen de documentos que se gestionan a diario y que precisan ser archivados.

Firma Electrónica y Digital para Empresas

Ventajas del proceso de firma electrónica con Dokuflex

  • Posibilidad de definir múltiples firmantes para un mismo documento/expediente
  • Integración con dispositivos de firma biométricos
    • Captura imagen firma
    • Captura datos biométricos
  • Integridad y no repudio de la documentación firmada digitalmente
  • Generación de documentos PDF en base a plantillas de fácil diseño
  • Organización de la documentación firmada en un gestor documental. Agrupando toda la documentación de un mismo expediente
  • Control de versiones y control de acceso a la documentación
  • Doku4Signatures tiene implementado el modulo de conectividad nativa de SAP. El  HTTP-Content Server 6.20 (ArchiveLink Protocol).
  • Esto permite cualquier documento firmado por el usuario se catalogo directamente en SAP como documento anexo sin intervención del usuario.

  • Enviar un documento a Doku4Signatures es muy fácil, sólo hay que enviar un PDF junto con los datos de los firmantes al servicio de firma.
  • Para ayudarte te vamos a facilitar Plugins, APIs y documentación de integración necesaria.
  • Tal y como se haría en papel, el usuario recoge el documento pendiente de firma del dispositivo, lo examina y lo firma o rechaza.
  • El servicio Doku4Signatures se ocupa de todo para que el firmante descanse tranquilo
  • DokuSign recoge las evidencias biométricas y de contexto y conforma el documento definitivo, dotándo de las máximas garantías jurídicas a la firma

 

La finalidad última es la posibilidad de demostrar en un proceso litigioso la validez de las firmas presentadas, lo que supone a su vez que estas lleven asociados unos datos biométricos, que estos sean susceptibles de una valoración caligráfica digital, que estén asociados de forma única al documento, que se garantice la integridad del documento, la identidad de su autor, …

Se requiere, la presentación de una prueba robusta que no permita albergar la más mínima duda respecto a su autoría y autenticidad.

Aspectos como el momento en el que se realizó la firma, el lugar de realización, la tecnología empleada, el contenido del documento firmado o la participación de terceros independientes reforzarán en gran medida las evidencias electrónicas obtenidas.

Firma basada en Biometría

Igual que pasa con el papel, capturando los datos biométricos suficientes, un perito calígrafo puede atribuir una firma a una persona.

  • Coordenada espacial x(t)
  • Coordenada espacial y(t)
  • Presión p(t)
  • Inclinación in(t)
Elemento fundamental para la seguridad jurídica del sistema

Los dispositivos empleados deben cumplir con unas premisas obligatorias de captura de elementos biométricos necesarios para la formación de evidencias (velocidad de traza, presión, …). No todos los dispositivos proporcionan información de presión, siendo este dato fundamental para hacer una valoración caligráfica fiable.

El uso de tabletas de firma y dispositivos de captura por sí mismos y de forma aislada no son capaces de garantizar la integridad y autenticidad del documento firmado.

Se debe garantizar que ninguno de los intervinientes en la firma puede realizar modificaciones ni sobre el documento que se va a firmar ni sobre los datos que se generan en el propio proceso.

El servicio y toda la seguridad asociada al mismo está garantizada por la figura del tercero de confianza que presta el servicio.

FAQs

Dudas y preguntas frecuentes sobre la firma electrónica

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

Identificar al firmante de manera inequívoca

Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original.

  • Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos.
  • Uso de certificados oficiales para la firma de documentos, dando así la máxima legalidad a la operación de firma.

 Es una forma de asociar la identidad de un firmante a un documento electrónico haciendo uso de una tecnología que permite capturar datos biométricos asociados al proceso de firma manuscrita sobre dispositivos electrónicos adecuados, con una supeficie en la que se muestra la firma mientras se realiza y un útil de escritura semejante a un bolígrafo.

La principal es que mientras que la firma digital hace referencia a una serie de métodos criptográficos, el concepto de firma electrónica es de naturaleza fundamentalmente legal, ya que confiere a la firma un marco normativo que le otorga su validez jurídica.

La firma digital también es legal, pero per se no tiene naturaleza jurídica, en el sentido de que su objetivo NO es dar fe de un acto de voluntad por parte del firmante, sino tan sólo encriptar los datos de un documento para conferirle mayor seguridad.

La firma electrónica es una expresión genérica y mucho más amplia relativa a los datos electrónicos, la firma digital es la firma con criptografía basada en clave pública.

De esta manera, la firma digital es la que evita la suplantación de identidad y permite la autenticación e identificación en toda clase de procesos administrativos, burocráticos o fiscales, etc.

El sello de tiempo o timestamping es un mecanismo online que permite garantizar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo. Certifica la identidad de la persona que firma y también la fecha y la hora exactas en la que se realiza la firma.

Para garantizar este hecho es necesario utilizar una Autoridad de Sellado de tiempo (TSA – Time Stamp Authority), que actúa como tercera parte de confianza, declarando la existencia de dichos datos electrónicos en una fecha y hora concretos.

El sello de tiempo utilizado por Dokuflex está reconocido a nivel internacional, por lo que se puede utilizar en cualquier país o región.

Portafirmas – Firma Electrónica y Digital para Empresas, los beneficios del uso de la firma electrónica son muchos, aqui os detallamos los que en Dokuflex creemos que son los mas relevantes para nuestros usuarios:

  • Mayor seguridad e integridad de los documentos. El contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza la autentificación del mismo y la identidad del firmante.
  • Se garantiza la confidencialidad, el contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.
  • Eliminación del papel, lo que implica una disminución del almacenamiento de datos (espacio físico).
  • Se evitan desplazamientos y traslados.
  • Disminución del tiempo en la ejecución de procesos (se evitan colas y se reducen los procedimientos manuales).
  • Aumento de la productividad y competitividad de la Empresa.
  • Ahorro de tiempo: Podrás distribuir, visualizar y firmar cualquier documento completamente online. Gracias a esto, un trámite de firma que antes necesitaba días, ahora puede resolverse en minutos.
  • Ahorro de costes: Gracias a la firma electrónica, ya no necesitarás recurrir a envíos postales para que tus clientes estampen sus firmas manuscritas en los documentos.
  • Ayuda al medioambiente: El consumo de papel implica tala de árboles. Ello provoca dos efectos colaterales: un aumento de la producción de CO2, y una disminución de la capacidad de absorción. En resumen, más contaminación.
  • Mejora del nivel de servicio: Permitiendo que firmen online, puedes estar evitando a tus clientes un desplazamiento para firmar y un valioso tiempo de espera, mejorando su nivel de satisfacción.