Todos estos ejemplos conducen al fracaso. Todos:

Una llamada vaga a tu ayudante:

«Esto, ¿me oyes?, no tengo mucho tiempo… necesito que me ayudes… que conciertes citas con los clientes importantes, ¿sabes, no?, para la semana que viene… por lo de presentarles lo del,  lo de el nuevo producto, ¿no?

Un correo electrónico ambiguo de tu Jefe

«hay reducir los costes generales como sea y de donde sea… para ayer…»

Una larga reunión donde se comentan muchas cosas distintas:

«-Vamos chicos, hemos de actualizar gran parte de nuestro catálogo para dentro de poco…«

Los ejemplos anteriores están llenos de imprecisiones:
¿A qué clientes sí y a cuáles no?, ¿cómo se deben concertar esas citas?, ¿qué debemos mencionar?, ¿exáctamente en qué días ponemos la citas?, ¿qué parte del catálogo sí vamos a cambiar y que parte no?, ¿qué significa «dentro de poco»…?, ¿de dónde hay que reducir costes?, ¿qué porcentaje hay que bajar?, ¿qué es intocable a nivel de costes?, ¿qué plazo hay?,

Pedir las cosas por teléfono, en reuniones o por mensajes electrónicos… no garantiza que estas se ejecuten en tiempo y forma; bueno, a veces ni siquiera se ejecutan. ¿A qué día/hora debe estar hecho?, ¿Qué detalles debe tener el «encargo»?, ¿a quien/es implica?…

Definición, o más bien, la falta de definición de lo que estamos pidiendo al otro, conlleva muchas veces que esa persona no pueda ejecutarlo correctamente (o al menos que se escude en ello para no hacerlo… ya me entiendes).

Otras veces, cuando somos nosotros las personas que reciben la petición de hacer algo, nos gustaría tener una herramienta (o una excusa) que obligase a que el otro definiese mejor, por ejemplo los plazos, las sub-fases o incluso el nivel de costo que podemos asumir. Ahora también me entiendes, ¿no?

En Dokuflex sabemos que las organizaciones funcionas porque se organizan en procesos o PROYECTOS, y  que estos se sub-dividen a su vez en tareas, y por eso, en su desarrollo decidimos esforzarnos mucho en dotar a nuestros clientes de una herramienta que les ayudase realmente a CLARIFICAR su trabajo para ellos mismos y para los demás…

¿Cómo?, pues siguiente las mismas bases de «la delegación de tareas» que los profesionales de la gestión de empresas conocen hace mucho tiempo:

La delegación de tareas de dokuflex

Precisión: Que el sistema permita que cada persona conozca con claridad lo que ha de hacer (tiempos, fases, sub-tareas, implicados…).

Supervisión: De modo que se pueda seguir en todo momento la ejecución de la tarea encomendada (¡Jamas esperar al final para ver si algo está saliendo bien!)

Interconexión: Permitiendo que diversas personas puedan trabajar juntas en proyectos relacionados, porque la suman todos es más que las partes.

¿Y lo mejor de todo esto? Que no es necesario que las organizaciones desarrollen costosas herramientas para este cometido, sino que nuestra empres ya pone a su disposición una poderosa aplicación (Gestión de Proyectos) fácil de personalizar y lista para empezar a trabajar por tí  mañana mismo. ¿A qué esperas para llamarnos?

Estamos seguros de que algún día todas las empresas contarán con sistemas como estos para trabajar, ¿por que no adelantarse ya?