OFICINA SIN PAPELES: YA ES UNA REALIDAD

OFICINA SIN PAPELES: YA ES UNA REALIDAD

La idea de la “Oficina sin papeles” a pesar de ser algo nuevo y propio de la implementación de las nuevas tecnologías, proviene de mucho tiempo antes.

En contraposición a la oficina tradicional, donde los costos y mantenimientos son muchos más elevados al requerir bienes depreciables y grandes espacios, con la “Oficina sin papeles” la misma se circunscribe a un escritorio, una silla, un ordenador, conexión a la red corporativa e internet. Ya los documentos dejarán de ocupar espacio físico para empezar a ocupar un espacio virtual.

 

La idea se remonta a 1940 cuando surgen los primeros ordenadores, pero, a pesar de ser una excelente idea que reducía el impacto ambiental y costos, no prosperó. Las grandes empresas dedicadas a las fotocopiadoras, impresiones y demás se ocuparon de retrasar el tiempo en que vuelve a surgir la idea, producto de las nuevas generaciones que ya nacieron en una época donde les es mucho más atractivo leer desde una pantalla que imprimir para utilizarlo luego.

Con el auge del correo electrónico y la web, este concepto se vuelve una realidad ya implementada con éxito por muchas empresas, es incluso por oficinas públicas en España. Hoy,  Dokuflex.com es la firma que más reconocimiento tiene en el mercado y la que ofrece las mejores garantías y precio a la hora de la conversión o implementación de la oficina convencional  a una “oficina sin papeles”, es una nueva y revolucionaria nueva forma de llevar nuestros negocios a menor costo y con resultados óptimos.

Gracias a utilidades como estas, podremos trabajar perfectamente sin todos esos papeles
Gracias a utilidades como estas, podremos trabajar perfectamente sin todos esos papeles

La administración electrónica es una manera de optimizar recursos y permite incorporar nuevas y modernas tecnologías al servicio de la excelencia y celeridad en las transacciones administrativas y comerciales. Se elimina un costo alto que es el papel, a la vez que se colabora con la no depredación de bosques que tanto daño hizo y hace a nuestra ecología.

La “Oficina sin papeles” posee innumerables ventajas, una de ellas, como ya dijimos es la eliminación del papel como soporte de la información y documentación. Otro motivo importante es la economía de recursos, ya que se requiere me menor cantidad de infraestructura para mantener grandes volúmenes de transacciones y datos. Agiliza los procesos y tiempos al permitir manejar todo lo necesario digitalmente, utilizando almacenamientos y gestiones todo vía online. Los programas y sistemas actuales, permiten manejar expedientes de tal manera que no se requieran pilas de papeles para leerlos. Las notificaciones ya son telemáticas y la gestión y avisos de pagos se realiza completamente por internet.

Cómo implementar una oficina sin papeles

Para poder implementar una “Oficina sin Papeles” debemos contar con las siguientes herramientas. Ellas son las necesarias para que funcione todo perfectamente y tengamos la seguridad de que nuestra empresa este en óptimas condiciones en todo sentido.

Los procesos claves para poner en marcha la nueva modalidad  de gestionar nuestra empresa son:

  • Gestión de documentos y firma electrónica
  • Tramitación telemática de solicitudes vía web
  • Grabación y captación de multas con dispositivos móviles
  • Grabación e intercambio de información para la gestión de padrones de agua

Ya es hora de avanzar y progresar haciendo un uso racional e inteligente de las herramientas que nos dan las nuevas tecnologías en todos los ámbitos.

Marcella Antonini

periodista, creadora de contenidos web, amante de la buena lectura, el cine de autor y los paseos al aire libre.

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